Ghi chú kết hôn ở cơ quan nào

1. Ghi chú kết hôn là gì?

    Căn cứ theo quy định tại Mục II Nghị định số 123/2015/NĐ-CP có thể hiểu ghi chú kết hôn là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam ghi vào Sổ hộ tịch việc đăng ký kết hôn của công dân Việt Nam đã được giải quyết tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài. 

    Khi một công dân Việt Nam đã đăng ký kết hôn với một người nước ngoài tại cơ quan có thẩm quyền ở nước ngoài, hai bên có thể tiến hành thủ tục ghi chú kết hôn ở cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam. Với thủ tục này, cơ quan có thẩm quyền Việt Nam sẽ ghi nhận lại sự kiện đăng ký kết hôn đó vào sổ hộ tịch của Việt Nam. Sau khi hoàn tất thủ tục này, quan hệ hôn nhân của hai bên thực hiện thủ tục sẽ được công nhận trên phạm vi lãnh thổ Việt Nam.

2. Điều kiện thực hiện thủ tục ghi chú kết hôn tại Việt Nam

    Khi thực hiện thủ tục ghi chú kết hôn tại Việt Nam, hai bên phải đáp ứng đủ các điều kiện theo quy định pháp luật Việt Nam. Các điều kiện này được quy định tại Điều 34 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP cụ thể là:

     Đăng ký kết hôn giữa công dân Việt Nam với nhau hoặc với người nước ngoài đã được giải quyết tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài ở nước ngoài được ghi vào Sổ hộ tịch nếu tại thời điểm kết hôn, các bên đáp ứng đủ điều kiện kết hôn và không vi phạm điều cấm theo quy định của pháp luật Việt Nam. 

     Thời điểm đăng ký tại cơ quan có thẩm quyền nước ngoài, việc kết hôn không đáp ứng điều kiện kết hôn, nhưng không vi phạm điều cấm theo quy định của Luật Hôn nhân và gia đình, nhưng vào thời điểm yêu cầu ghi vào Sổ hộ tịch việc kết hôn, hậu quả đã được khắc phục hoặc việc ghi chú kết hôn là nhằm bảo vệ quyền lợi của công dân Việt Nam và trẻ em, thì việc kết hôn cũng được ghi vào Sổ hộ tịch.

3. Ghi chú kết hôn được thực hiện ở cơ quan nào?

     Theo quy định tại Điều 48 Luật hộ tịch 2014, Ủy ban nhân dân cấp huyện nơi cư trú của công dân Việt Nam ghi vào Sổ hộ tịch việc kết hôn đã được giải quyết tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài.

    Bên cạnh đó, theo khoản 2 Điều 36 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP thì trường hợp Ủy ban nhân dân cấp huyện từ chối ghi vào Sổ hộ tịch việc kết hôn, Phòng Tư pháp thông báo bằng văn bản nêu rõ lý do cho người yêu cầu 

    Khi các bên muốn thực hiện đăng ký ghi chú kết hôn tại Việt Nam sẽ phải tiến hành các trình tự, thủ tục theo quy định tại Điều 50 Luật Hộ tịch 2014, Điều 35 Nghị định 123/2015/NĐ-CP, Điều 29 Thông tư 04/2020/TT-BTP, hồ sơ ghi chú kết hôn gồm:

• Tờ khai ghi chú kết hôn.

• Bản sao giấy tờ chứng nhận việc kết hôn do cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài cấp.

• Nếu công dân Việt Nam đã ly hôn hoặc hủy việc kết hôn tại cơ quan có thẩm quyền nước ngoài thì phải nộp Trích lục về việc đã ghi vào Sổ hộ tịch việc ly hôn hoặc hủy việc kết hôn (Trích lục ghi chú ly hôn).

• Giấy tờ tùy thân như: Hộ chiếu; hoặc chứng minh nhân dân; hoặc thẻ căn cước công dân; hoặc các giấy tờ khác có dán ảnh và thông tin cá nhân do cơ quan có thẩm quyền cấp. Các loại giấy này phải còn giá trị sử dụng để chứng minh về nhân thân của người có yêu cầu ghi chú kết hôn.

• Giấy tờ chứng minh nơi cư trú để xác định thẩm quyền.

    Trường hợp gửi hồ sơ qua hệ thống bưu chính thì phải gửi kèm theo bản sao có chứng thực các giấy tờ phải xuất trình nêu trên. 

     Bước 1: Nộp hồ sơ

    Người có yêu cầu ghi vào Sổ hộ tịch việc kết hôn đã được giải quyết tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài nộp hồ sơ tại Ủy ban nhân dân cấp huyện có thẩm quyền.

    Bước 2: Xử lý hồ sơ

    Nếu hồ sơ đầy đủ, hợp lệ, người tiếp nhận hồ sơ viết giấy tiếp nhận, trong đó ghi rõ ngày, giờ trả kết quả; nếu hồ sơ chưa đầy đủ, hoàn thiện thì hướng dẫn người nộp hồ sơ bổ sung, hoàn thiện theo quy định; trường hợp không thể bổ sung, hoàn thiện hồ sơ ngay thì phải lập thành văn bản hướng dẫn, trong đó nêu rõ loại giấy tờ, nội dung cần bổ sung, hoàn thiện, ký, ghi rõ họ, chữ đệm, tên của người tiếp nhận.

     Bước 3: Nhận kết quả

     Nếu thấy yêu cầu ghi chú kết hôn đủ điều kiện, không thuộc trường hợp từ chối ghi vào sổ việc kết hôn theo quy định, Phòng Tư pháp báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện xem xét, quyết định. Trường hợp Chủ tịch Ủy ban nhân dân đồng ý giải quyết thì ký Trích lục ghi chú kết hôn cấp cho người yêu cầu; công chức làm công tác hộ tịch ghi vào Sổ đăng ký kết hôn.

     Thời hạn giải quyết tối đa là 12 ngày, kể từ ngày nộp hồ sơ

Bài viết liên quan:

• Quy định về cải chính thông tin trên đăng ký kết hôn
• Đăng ký kết hôn không có chữ ký vợ chồng có hợp pháp không?

     Để được tư vấn chi tiết về Ghi chú kết hôn ở cơ quan nào, khách hàng xin vui lòng liên hệ đến tổng đài 19006178 để được hỗ trợ.

    Luật Toàn Quốc xin chân thành cảm ơn!

Chuyên viên: Lê Vũ Hải Đăng