Thủ tục xin trích lục giấy chứng nhận đăng ký kết hôn

1. Trích lục giấy đăng ký kết hôn là gì

     Khoản 9 Điều 4 Luật Hộ tịch có quy định như sau:

     Giấy chứng nhận kết hôn là giấy tờ về hộ tịch do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp nhằm công nhận hôn nhân hợp pháp giữa cá nhân đã đăng ký tại cơ quan hộ tịch. ​

2. Giá trị pháp lý của trích lục giấy đăng ký kết hôn. 

     Một trong những vấn đề nhận được nhiều sự quan tâm của người dân đó là giá trị pháp lý của bản sao trích lục giấy đăng ký kết hôn. Điều 3 Nghị định 23/2015/NĐ-CP có quy định như sau về vấn đề này:

     Trích lục hộ tịch hiện nay bao gồm bảo sao được cấp từ sổ gốc và bản sao được chứng thực từ bản chính. Theo quy định trên thì cả hai trường hợp trên đều có thể thay thế cho bản chính trong các giao dịch. 

    Như vậy, có thể khẳng định bảo sao trích lục giấy chứng nhận đăng ký kết hôn có giá trị tương đương giấy đăng ký kết hôn bản chính. 

3. Hồ sơ cần chuẩn bị

     Để thực hiện thủ tục xin trích lục giấy chứng nhận đăng ký kết hôn, trước tiên cần chuẩn bị hồ sơ gồm những giấy tờ sau:

• Tờ khai cấp bản sao trích lục hộ tịch;
• Giấy tờ tùy thân (hộ chiếu/CMND/thẻ căn cước công dân hoặc giấy tờ khác có dán ảnh và thông tin cá nhân do cơ quan có thẩm quyền cấp, còn giá trị sử dụng);
• Giấy tờ ủy quyền (Trong trường hợp ủy quyền thực hiện thủ tục);
• Sổ hộ khẩu của người yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch;

     ​Trường hợp ủy quyền cho người khác thực hiện thủ tục này, cần nộp thêm các giấy tờ sau:

•  Văn bản ủy quyền được công chứng, chứng thực theo quy định. Đối với trường hợp người được ủy quyền không phải là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột của người được ủy quyền.
• Giấy tờ chứng minh mối quan hệ với người ủy quyền. Đối với trường hợp người được ủy quyền là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột của người được ủy quyền.

4. Thủ tục xin trích lục giấy chứng nhận đăng ký kết hôn

4.1. Cơ quan có thẩm quyền cấp trích lục đăng ký kết hôn

     Theo quy định tại Điều 64 Luật Hộ tịch thì việc yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch sẽ được thực hiện trực tiếp tại cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch.

     Mà theo quy định tại Điều 4 thì cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu hộ tịch bao gồm: Ủy ban nhân dân cấp xã, Ủy ban nhân dân cấp huyện, Bộ Tư pháp, Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài, Bộ Ngoại giao và cơ quan khác được giao thẩm quyền. 

     Về nguyên tắc, đăng ký kết hôn ở cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu hộ tịch nào thì sẽ đến cơ quan đó để xin trích lục giấy đăng ký kết hôn.  

4.2. Trình tự, thủ tục xin trích lục giấy chứng nhận đăng ký kết hôn

     Thủ tục xin trích lục giấy chứng nhận đăng ký kết hôn được tiến hành như sau:

     - Bước 1: Người có yêu cầu trích lục giấy khai sinh nộp hồ sơ tại Ủy ban nhân dân cấp xã hoặc Ủy ban nhân dân cấp huyện. 

    - Bước 2: Người tiếp nhận có trách nhiệm kiểm tra, đối chiếu thông tin trong Tờ khai và tính hợp lệ của giấy tờ do người yêu cầu xuất trình hoặc nộp.

• Nếu hồ sơ đầy đủ, hợp lệ người tiếp nhận hồ sơ viết giấy tiếp nhận, trong đó ghi rõ ngày, giờ trả kết quả;
• Nếu hồ sơ chưa đầy đủ thì hướng dẫn người nộp hồ sơ hoàn thiện theo quy định.

4.3. Cách thức xin trích lục đăng ký kết hôn online

     Để tạo điều kiện cho người dân, giảm tải các thủ tục hành chính thì hiện nay một số địa phương như Hà Nội đã triển khai thực hiện việc cấp trích lục đăng ký kết hôn online. Quy trình thực hiện được tiến hành như sau:

         - Bước 1: Truy cập vào trang dịch vụ công trực tuyến của Hà Nội

     - Bước 2: Truy cập vào giao diện của đăng ký cấp bản sao trích lục kết hôn trực tuyến nộp hồ sơ tại Phường/Xã/Thị trấn. 

    - Bước 3: Ngay dưới "Cấp bản sao trích lục kết hôn (cấp phường/xã)", chọn "Quận/huyện" để lựa chọn quận/huyện phù hợp.

    - Bước 4: Ở mục "Số lượng bản sao", bạn điền số lượng bản mà bạn muốn. Mỗi bản sao sẽ tương ứng là 8000 đồng.

    - Bước 5: Điền đầy đủ thông tin theo các mục đã hiện ra.

    - Bước 6: Đến mục "Hồ sơ đính kèm", tải lên để tải các tập tin có liên quan lên phù hợp với các yêu cầu của Cổng dịch vụ công Hà Nội yêu cầu.

    - Bước 7: Khi đã hoàn tất, kiểm tra lại các thông tin mà đã điền và chọn ở trên để đảm bảo việc đăng ký của bạn diễn ra chính xác.

     Chọn ô "Tôi xin chịu trách nhiệm trước pháp luật về lời khai trên" ⇒ chọn "In mẫu" để in chọn vào "Tiếp tục" để tiếp tục các phần còn lại.

    - Bước 8: nhập mã chính xác, rồi click vào "Gửi thông tin" để hoàn tất các thủ tục Đăng ký. Chờ đợi Cổng dịch vụ công xác nhận hồ sơ.

     Như đã phân tich ở trên, giấy trích lục đăng ký kết hôn có giá trị tương đương bản chính nên hoàn toàn có thể sử dụng giấy trích lục để thực hiện ly hôn. 

     Khoản 1 Điều 2 Thông tư 04/2020/TT-BTP có quy định như sau:

     Người yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch, cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân, yêu cầu đăng ký các việc hộ tịch theo quy định tại Điều 3 Luật hộ tịch (sau đây gọi là yêu cầu đăng ký hộ tịch) được ủy quyền cho người khác thực hiện thay; trừ trường hợp đăng ký kết hôn, đăng ký lại việc kết hôn, đăng ký nhận cha, mẹ, con thì không được ủy quyền cho người khác thực hiện, nhưng một bên có thể trực tiếp nộp hồ sơ tại cơ quan đăng ký hộ tịch có thẩm quyền, không phải có văn bản ủy quyền của bên còn lại.

     Việc ủy quyền phải lập thành văn bản, được chứng thực theo quy định của pháp luật. Trường hợp người được ủy quyền là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột của người ủy quyền thì văn bản ủy quyền không phải chứng thực.

     Như vậy, theo quy định thì hoàn toàn có thể ủy quyền cho người khác xin trích lục đăng ký kết hôn, chỉ cần đáp ứng các điều kiện về việc ủy quyền là được. 

     Hiện nay, lệ phí cấp bản sao trích lục hộ tịch nói chung và bản sao trích lục giấy chứng nhận kết hôn nói riêng được tuân thủ theo Nghị quyết về phí và lệ phí hành chính của từng tỉnh thành khác nhau.

   Luật Toàn Quốc xin chân thành cảm ơn!  

Chuyên viên: Hải Quỳnh