Theo quy định công ty có được giữ bằng gốc của nhân viên không

Trả lời của Luật sư:

    Luật Toàn Quốc cảm ơn bạn đã gửi câu hỏi về công ty có được giữ bằng gốc của nhân viên không cho chúng tôi, chúng tôi xin đưa ra trường hợp công ty có được giữ bằng gốc của nhân viên không như sau:

Căn cứ pháp lý:

• Bộ luật lao động 2019;

• Nghị định 12/2022/NĐ-CP về quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động;

• Nghị định 24/2018/NĐ-CP về giải quyết khiếu nại, tố cáo trong lĩnh vực lao động;

Nội dung tư vấn:

1. Bằng gốc là gì?

     Bằng gốc là thuật ngữ thường dùng để nói bản chính của bằng đại học, các chứng chỉ nghề, bằng cao đẳng, thạc sĩ,.. Những giấy tờ này thể hiện trình độ chuyên môn, học vấn của người lao động.

     Đối với một số công việc có yêu cầu trình độ chuyên môn, kỹ thuật cao đẳng, đại học,.... người sử dụng lao động thường sẽ yêu cầu người lao động cung cấp bản sao của loại bằng cấp tương ứng. Đây là yêu cầu hợp lý để người lao động có thể chứg minh cho trình độ chuyên môn, kỹ thuật của mình phù hợp yêu cầu tuyển dụng của người sử dụng lao động.

2. Công ty có được giữ bằng gốc của người lao động không?

     Trường hợp công ty nhận người lao động vào làm việc mà lại yêu cầu giữ bằng gốc của người đó thì công ty đã vi phạm nghiêm trọng quy định tại Điều 17 Bộ luật Lao động năm 2019, cụ thể như sau:

Điều 17. Hành vi người sử dụng lao động không được làm khi giao kết, thực hiện hợp đồng lao động

1. Giữ bản chính giấy tờ tùy thân, văn bằng, chứng chỉ của người lao động.

2. Yêu cầu người lao động phải thực hiện biện pháp bảo đảm bằng tiền hoặc tài sản khác cho việc thực hiện hợp đồng lao động.

3. Buộc người lao động thực hiện hợp đồng lao động để trả nợ cho người sử dụng lao động.

     Theo quy định trên, việc giữ bản chính giấy tờ tùy thân, văn bằng, chứng chỉ của người lao động là hành vi trái pháp luật. Do đó, công ty không có quyền giữ bằng gốc của người lao động.

     Từ các quy định trên cho thấy việc công ty giữ bằng gốc cụ thể là bằng Đại học của bạn là trái với quy định của pháp luật. Bên cạnh đó, hồ sơ tuyển dụng lao động thông thường chỉ gồm: đơn xin việc, sơ yếu lý lịch, bản sao văn bằng, chứng chỉ theo yêu cầu của vị trí tuyển dụng, giấy khám sức khỏe của cơ quan y tế,…Do đó, bạn có quyền từ chối giao bằng đại học gốc của mình cho công ty.

3. Cách lấy lại bằng gốc khi bị công ty giữ

     Trường hợp bạn đã chót đưa bằng gốc đại học cho người sử dụng lao động trong hồ sơ tuyển dụng thì bạn có thể tham khảo các cách làm dưới đây để lấy lại bằng như sau:

     Cách 1: Trước hết, bạn có thể trao đổi trực tiếp với người sử dụng lao động để bạn lấy lại bằng gốc đại học và đề nghị nộp lại cho người sử dụng lao động bản sao bằng đại học có công chứng, chứng thực tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Trường hợp, công ty không đồng ý trả lại bằng gốc cho bạn thì bạn có thể làm đơn khiếu nại, tố cáo theo cách thức sau.

       Cách 2: Làm đơn khiếu nại

     Theo hướng dẫn tại Nghị định 24/2018/NĐ-CP, người lao động khiếu nại lần một đến người sử dụng lao động. Việc khiếu nại có thể thực hiện bằng đơn khiếu nại hoặc khiếu nại trực tiếp.

     Theo khoản 1 Điều 20 Nghị định 24/2018/NĐ-CP quy định về thời gian giải quyết khiếu nại lần đầu là không quá 30 ngày hoặc 40 ngày đối với vụ việc phức tạp, tình từ ngày thụ lý.

    Nếu quá thời hạn trên mà không được giải quyết hoặc không đồng ý với việc giải quyết khiếu nại của công ty, người lao động được quyền khiếu nại lần hai đến Chánh thanh tra Sở Lao động - Thương binh và Xã hội nơi công ty đặt trụ sở chính để yêu cầu đòi bằng gốc.

     Trong quá trình giải quyết khiếu nại, nếu phát hiện vi phạm, thanh tra lao động sẽ xử phạt vi phạm hành chính và yêu cầu công ty trả lại bằng gốc cho người lao động.

Cách 3: Làm đơn tố cáo

     Theo quy định của Bộ luật lao động 2019 thì nghiêm cấm người sử dụng lao động giữ bằng gốc của người lao động. Do đó, việc người sử dụng lao động giữ bằng gốc của người lao động là hành vi trái pháp luật, xâm phạm trực tiếp đến quyền và lợi ích hợp pháp của người lao động.

      Để bảo vệ quyền lợi ích hợp pháp của mình thì người lao động có quyền gửi đơn tố cáo hoặc tố cáo trực tiếp tới Chánh Thanh tra Sở Lao động - Thương binh và Xã hội nơi công ty đặt trụ sở kèm theo đơn tố cáo người lao động có thể chuẩn bị thêm các chứng cứ khác để chứng minh người sử dụng lao động đã giữ bằng gốc của mình như các văn bản đề nghị người sử lao động trả bằng gốc cho mình mà người sử dụng lao động lại không trả hoặc từ chối trả bằng gốc.

     Trường hợp cơ quan có thẩm quyền thanh tra phát hiện, xác minh có vi phạm, thanh tra lao động sẽ tiến hành xử phạt hành chính công ty theo quy định, đồng thời yêu cầu trả lại bằng gốc cho người lao động.

4. Hỏi đáp về công ty có được giữ bằng gốc của nhân viên không

     Theo quy định của pháp luật hiện hành thì công ty không được phép giữ bằng gốc đại học của nhân viên. Nếu cố tình đòi hỏi, ép nhân viên giao nộp bằng gốc, người sử dụng lao động sẽ bị xử phạt vi phạm theo quy định tại điểm a khoản 2 Điều 9 Nghị định 12/2022/NĐ-CP như sau:

2. Phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 25.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động có một trong các hành vi sau đây:

a) Giữ bản chính giấy tờ tùy thân, văn bằng hoặc chứng chỉ của người lao động khi giao kết hoặc thực hiện hợp đồng lao động;

     Theo đó, người sử dụng lao động là cá nhân vi phạm quy định này sẽ bị phạt tiền từ 20 - 25 triệu đồng. Theo khoản 1 Điều 6 Nghị định 12/2022/NĐ-CP quy định trường hợp tổ chức vi phạm sẽ bị phạt gấp đôi với số tiền từ 40 - 50 triệu đồng.

     Ngoài việc người sử dụng lao động bị phạt tiền, người sử dụng lao động còn buộc phải trả lại bằng gốc đã giữ của người lao động.

Luật Toàn Quốc  xin chân thành cảm ơn./.

Chuyên viên: Nguyễn Huệ