Những vấn đề cần lưu ý khi soạn thảo hợp đồng lao động

Câu trả lời của Luật sư:

        Chào bạn, Luật Toàn Quốc cảm ơn bạn đã tin tưởng và gửi câu hỏi về soạn thảo hợp đồng lao động, chúng tôi xin đưa ra quan điểm về vấn đề này như sau:

Cơ sở pháp lý

• Bộ luật lao động 2019

1. Hợp đồng lao động là gì?

       Hợp đồng lao động là tài liệu, văn bản quan trọng để ghi nhận sự phát sinh quan hệ lao động, ghi nhận các quyền và nghĩa vụ của người lao động, người sử dụng lao động, là căn cứ để giải quyết khi phát sinh các tranh chấp liên quan đến quan hệ lao động. Vì vậy việc giao kết hợp đồng lao động là bắt buộc và là căn cứ pháp lý để chứng minh quyền nghĩa vụ giữa các bên

       Bên cạnh đó, hợp đồng lao động chính là sự thỏa thuận giữa người lao động và người sử dụng lao động về việc làm có trả lương, điều kiện làm việc, quyền và nghĩa vụ của mỗi bên trong quan hệ lao động. Hợp đồng lao động như một văn bản pháp lý xác thực nhất trong quan hệ lao động. Do đó, khi thỏa thuận, ký kết hợp đồng lao động, các bên cần xem xét kỹ lưỡng để có thể bảo vệ tối đa lợi ích của bản thân. 

2. Các loại hợp đồng lao động

        Theo quy định tại Điều 20 Bộ luật Lao động năm 2019 thì hợp đồng lao động được giao kết theo một trong 2 loại sau đây:

• Hợp đồng lao động không xác định thời hạn là hợp đồng mà trong đó hai bên không xác định thời hạn, thời điểm chấm dứt hiệu lực của hợp đồng;
• Hợp đồng lao động xác định thời hạn là hợp đồng mà trong đó hai bên xác định thời hạn, thời điểm chấm dứt hiệu lực của hợp đồng trong thời gian không quá 36 tháng kể từ thời điểm có hiệu lực của hợp đồng.

       Đối với hợp đồng lao động xác định thời hạn hết hạn trường hợp hai bên ký kết hợp đồng lao động mới là hợp đồng lao động xác định thời hạn thì cũng chỉ được ký thêm 01 lần, sau đó nếu người lao động vẫn tiếp tục làm việc thì phải ký kết hợp đồng lao động không xác định thời hạn.

       Ngoài ra, hiện nay pháp luật về lao động đã bỏ quy định về loại hợp đồng lao động theo mùa vụ hoặc công việc nhất định có thời hạn dưới 12 tháng. Đồng thời cũng không quy định về thời hạn tối thiểu của hợp đồng lao động xác định thời hạn (trước đây quy định hợp đồng lao động xác định thời hạn có thời gian tối thiểu là 1 tháng).      Như vậy, khi soạn thảo hợp đồng lao động bạn cần lựa chọn hình thức hợp đồng lao động phù hợp với quy định của Bộ luật lao động.

3. Hình thức của hợp đồng lao động

        Điều 14 Bộ luật lao động 2019 quy định về hình thức của hợp đồng lao động như sau: 

      Như vậy, hợp đồng lao động sẽ được giao kết bằng văn bản và được lập thành 02 bản, mỗi bên giữ một bản. Hợp đồng lao động có thể được giao kết thông qua phương tiện điện tử dưới hình thức thông điệp dữ liệu. 

     Hợp đồng lao động có thể giao kết bằng lời nói đối với hợp đồng dưới 01 tháng, trừ các trường hợp sau:

• Đối với công việc theo mùa vụ, công việc nhất định có thời hạn dưới 12 tháng thì nhóm người lao động từ đủ 18 tuổi trở lên có thể ủy quyền cho một người lao động trong nhóm để giao kết hợp đồng lao động; trong trường hợp này, hợp đồng lao động phải được giao kết bằng văn bản và có hiệu lực như giao kết với từng người lao động.
• Hợp đồng lao động với người chưa đủ 15 tuổi và người đại diện theo pháp luật của người đó;
• Hợp đồng lao động với người giúp việc gia đình.

4. Chủ thể tham gia giao kết hợp đồng lao động

Đối với người sử dụng lao động

Người giao kết hợp đồng lao động bên phía người lao động là người thuộc một trong các trường hợp sau:

• Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp, hợp tác xã;

• Người đứng đầu cơ quan, đơn vị, tổ chức theo quy định của pháp luật;

• Cá nhân trực tiếp tuyển dụng và sử dụng người lao động;

Đối với người lao động

Người giao kết hợp đồng lao động bên phía người lao động là người thuộc một trong các trường hợp sau:

• Người lao động từ đủ 18 tuổi trở lên;

• Người lao động chưa thành niên từ đủ 15 tuổi đến dưới 18 tuổi và có sự đồng ý bằng văn bản của người đại diện theo pháp luật của người lao động;

• Người đại diện theo pháp luật đối với người dưới 15 tuổi và có sự đồng ý của người dưới 15 tuổi;

5. Nội dung của hợp đồng lao động

       Nội dung của hợp đồng lao động cần đảm bảo có các thông tin cơ bản sau:

• Thông tin của người sử dụng lao động và người lao động
• Thời hạn hợp đồng: cần nêu rõ thời điểm bắt đầu và thời điểm kết thúc thực hiện hợp đồng lao động (đối với hợp đồng lao động xác định thời hạn hoặc hợp đồng lao động theo mùa vụ hoặc theo một công việc nhất định); thời điểm bắt đầu thực hiện hợp đồng lao động (đối với hợp đồng lao động không xác định thời hạn).
• Thời gian thử việc;
• Chức danh chuyên môn, phòng ban quản lý.

5.1. Ghi rõ các thông tin về thời giờ làm việc và địa điểm làm việc

• Thời giờ làm việc: pháp luật lao động đã quy định số giờ làm việc tối đa, được chia theo ngày, tuần (mỗi ngày làm việc không quá 8 giờ, tuần làm việc không quá 48 giờ).
• Địa điểm làm việc: ghi đầy đủ thông tin về địa điểm nơi người lao động làm việc.

5.2. Chế độ lương và các loại trợ cấp

• Mức lương: Ghi cụ thể tiền lương theo thang lương hoặc bảng lương mà đơn vị áp dụng.
• Hình thức trả lương: Tùy vào các hình thức trả lương theo thời gian, theo sản phẩm, trả lương khoán; trả lương cho người lao động thử việc, khi người lao động làm việc vào ban đêm, làm thêm giờ, khi ngừng việc…
• Phụ cấp: Ghi rõ loại phụ cấp, hệ số, mức phụ cấp tại thời điểm ký kết hợp đồng lao động mà người lao động được hưởng.
• Tiền thưởng: có thể ghi cụ thể các loại tiền thưởng, điều kiện xét thưởng và mức tiền thưởng.
• Chế độ nâng lương (nếu có).
• Điều khoản về bảo hiểm: Khi tham gia quan hệ hợp đồng lao động, người lao động có thể đóng các loại bảo hiểm như bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp…

5.3. Quyền và nghĩa vụ của các bên

•  Các quyền lợi, chế độ mà người lao động được hưởng.
• Mô tả công việc: Căn cứ để đánh giá kết quả thực hiện nghĩa vụ của người lao động, xác định trách nhiệm pháp luật của các bên khi xem xét trách nhiệm kỷ luật, trả công, xét khen thưởng…vì vậy các bên phải thỏa thuận với nhau đầy đủ và cụ thể về chức vụ, công việc phải làm.
• Điều kiện an toàn lao động, vệ sinh lao động, công cụ, phương tiện làm việc.
• Các quy định liên quan đến thuế thu nhập cá nhân.

5.4. Điều khoản về chấm dứt hợp đồng lao động, phương thức giải quyết tranh chấp

• Quy định rõ thời hạn cũng như các trường hợp cụ thể dẫn đến việc chất dứt hợp đồng lao động.
• Xác định điều luật được sử dụng và cơ quan giải quyết khi có tranh chấp xảy ra.

6. Các lỗi thường gặp khi soạn thảo hợp đồng lao động, hướng dẫn cách soạn thảo hợp đồng lao động

6.1. Các lỗi thường gặp khi soạn thảo hợp đồng lao động

      Hợp đồng lao động là tài liệu pháp lý, bằng chứng quan trọng nhất ghi nhận sự thỏa thuận của các bên và dựa trên nguyên tắc không được trái với các văn bản pháp luật do cơ quan nhà nước đã ban hành và hiện đang có hiệu lực. Tuy nhiên trên thực tế vẫn hiện hữu các lỗi thường gặp sau:

• Không ghi đủ thông tin của người sử dụng lao động hoặc người lao động;
• Không ghi cụ thể địa điểm làm việc;
• Sử dụng căn cứ áp dụng đã hết hiệu lực;
• Mặc nhiên quy định người lao động phải làm thêm giờ;
• Quy định người lao động phải chấp nhận mọi sự điều động khi có yêu cầu;
• Không ghi rõ hình thức trả lương cụ thể;
• Không ghi rõ thời hạn hợp đồng;
• Giữ giấy tờ, bằng cấp của người lao động khi ký hợp đồng lao động; …

6.2. Hướng dẫn cách soạn thảo hợp đồng lao động

• Ghi rõ loại hợp đồng lao động: Hợp đồng xác định thời hạn, Hợp đồng không xác định thời hạn;
• Đối với loại Hợp đồng xác định thời hạn thì có thêm xác định thời hạn cụ thể như 06 tháng, 12 tháng,…
• Địa điểm làm việc: Ghi cụ thể địa chỉ số nhà, đường/phố, quận/huyện, tỉnh/thành phố làm việc; tại trụ sở chính, chi nhánh hay văn phòng đại diện,…
• Bộ phận công tác: Ghi rõ Phòng/Ban/Bộ phận/Nhóm làm việc trực tiếp
• Chức danh: Ghi cụ thể Trưởng/Phó phòng, chuyên viên, nhân viên, tạp vụ,…
• Ghi rõ họ tên, chức vụ của Trưởng Phòng/Ban/Bộ phận/Nhóm quản lý trực tiếp của người lao động.
• Thời gian làm việc cụ thể theo ngày, theo tuần, lưu ý thời gian làm việc theo quy định Bộ luật lao động

7. Dịch vụ tư vấn soạn thảo hợp đồng lao động

       Hợp đồng lao động là văn bản quan trọng để xác định quan hệ lao động, là sự ràng buộc về quyền và nghĩa vụ giữa người lao động và người sử dụng lao động, là căn cứ pháp lý để giải quyết tranh chấp, mâu thuẫn phát sinh trong quan hệ lao động, vì thế khi soạn thảo hợp đồng lao động cần lưu ý những nội dung để bảo vệ quyền và lợi ích của mình. Tuy nhiên trong quá trình soạn thảo hợp đồng lao động, nhiều khách hàng thấy nhiều khó khăn, vướng mắc. Hiểu được những khó khăn của khách hàng, công ty Luật Toàn Quốc xin cung cấp các dịch vụ tư vấn về soạn thảo hợp đồng như sau:

• Tư vấn loại hợp đồng lao động phù hợp với nhu cầu của người sử dụng lao động dựa trên điều kiện tuyển dụng của doanh nghiệp;
• Tư vấn hình thức hợp đồng lao động;
• Tư vấn nội dung hợp đồng lao động, đảm bảo các quy định của pháp luật;
• Thực hiện dịch vụ soạn thảo hợp đồng lao động;
• Tư vấn về điều kiện để sử dụng người lao động nước ngoài.

 8. Cách thức liên hệ tư vấn

       Nếu bạn đang có những băn khoăn về soạn thảo hợp đồng lao động mà tự mình không thể giải quyết được thì bạn có thể tin tưởng và sử dụng dịch vụ tư vấn soạn thảo hợp đồng lao động tại Luật Toàn Quốc, chúng tôi sẽ giải đáp toàn bộ các câu hỏi và tình huống của bạn một cách nhanh chóng và chính xác nhất bởi những Luật sư và chuyên gia có kinh nghiệm, có chuyên môn. Vì vậy, khi có thắc mắc hay băn khăn về hợp đồng lao động, bạn có thể liên hệ đến công ty Luật Toàn Quốc để được tư vấn theo một trong ba phương thức sau:

• Tư vấn qua điện thoại: Bạn có thể gọi điện trực tiếp tới tổng đài tư vấn pháp luật theo số điện thoại 19006178 để được hỗ trợ tốt nhất và nhanh nhất.
• Tư vấn qua Email: Nếu bạn không thể gọi điện thì bạn hãy gửi câu hỏi tư vấn địa chỉ Email:[email protected] chúng tôi sẽ tư vấn qua Email cho bạn tuy nhiên do chúng tôi nhận được rất email lên có thể việc tư vấn qua email sẽ mất nhiều thời gian.
• Tư vấn trực tiếp: Nếu bạn không muốn gọi điện, không muốn gửi Email bạn có thể tới trực tiếp Công ty Luật TNHH Toàn Quốc để yêu cầu Luật Sư tư vấn tại địa chỉ 463 Hoàng Quốc Việt, quận Bắc Từ Liêm, thành phố Hà Nội.

      Theo quy định của Bộ luật Lao động 2019 thì hợp đồng lao động được giao kết thông qua phương tiện điện tử dưới hình thức thông điệp dữ liệu theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử có giá trị như hợp đồng lao động bằng văn bản.

      Hợp đồng lao động chỉ có thể giao kết bằng lời nói đối với hợp đồng có thời hạn dưới 01 tháng trừ một số trường hợp quy định tại Khoản 2 Điều 18, điểm a Khoản 1 Điều 145 và Khoản 1 Điều 162 của Bộ luật lao động 2019.

        Theo quy định tại Điều 14 Bộ luật Lao động năm 2019 thì khi hợp đồng lao động được giao kết bằng văn bản sẽ được làm thành 02 bản, người lao động giữ 01 bản, người sử dụng lao động giữ 01 bản, trừ trường hợp hợp đồng lao động được giao kết thông qua phương tiện điện tử.

Luật Toàn quốc xin chân thành cảm ơn./.

Chuyên viên: Nguyễn Kiều