Người sử dụng lao động được giữ giấy tờ gốc của người lao động không

Trả lời của Luật sư:

     Luật Toàn Quốc cảm ơn bạn đã tin tưởng và gửi câu hỏi về người sử dụng lao động được giữ giấy tờ gốc của người lao động không, chúng tôi xin đưa ra quan điểm tư vấn về vấn đề này như sau:

Căn cứ pháp lý:

• Bộ luật lao động 2019

• Nghị định 12/2022/NĐ-CP

Nội dung tư vấn :

1. Giấy tờ, văn bằng gốc là gì?

     Giấy tờ gốc là văn bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản, có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền. Được các cơ quan có thẩm quyền ký giấy tờ đó đảm bảo độ tin cậy và hợp pháp. Giấy tờ gốc có nhiều hình thức: giấy chứng nhận, chứng minh thư, giấy khai sinh,...

     Bằng gốc có thể hiểu là giấy tờ là bằng bản chính có chữ ký của cơ sở có thẩm quyền ký xác minh hoàn thành khóa học hoặc đào tạo của cá nhân: Bằng đại học, cao đẳng, cơ sở đào tạo nghề,... Nội dung của bằng sẽ thể hiện trình độ chuyên môn, học vấn và năng lực của cá nhân trong khoảng thời gian tham gia các hoạt động đào tạo.

2. Nghĩa vụ của người lao động.

    Người lao động và người sử dụng lao động có nghĩa vụ khi cung cấp thông tin để giao kết hợp đồng lao động: Quy định tại điều 16 Bộ luật Lao động 2019 quy định về nghĩa vụ cung cấp thông tin khi giao kết hợp đồng lao động như sau:

• Người sử dụng lao động phải cung cấp thông tin trung thực cho người lao động về công việc, địa điểm làm việc, điều kiện làm việc, thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi, an toàn, vệ sinh lao động, tiền lương, hình thức trả lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, quy định về bảo vệ bí mật kinh doanh, bảo vệ bí mật công nghệ và vấn đề khác liên quan trực tiếp đến việc giao kết hợp đồng lao động mà người lao động yêu cầu.
• Người lao động phải cung cấp thông tin trung thực cho người sử dụng lao động về họ tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, nơi cư trú, trình độ học vấn, trình độ kỹ năng nghề, xác nhận tình trạng sức khỏe và vấn đề khác liên quan trực tiếp đến việc giao kết hợp đồng lao động mà người sử dụng lao động yêu cầu.

3. Người sử dụng lao động có được giữ giấy tờ gốc của người lao động không ?

     Trường hợp này, căn cứ theo Điều 17 Bộ Luật Lao động 2019 quy định về hành vi người sử dụng lao động không được làm khi giao kết thực hiện hợp đồng lao động cụ thể như sau:

     Theo Khoản 1 điều 17 như trên thì việc giữ bản chính giấy tờ tùy thân, văn bằng, chứng chỉ của người lao động là một trong những hành vi người lao động không được làm khi giao kết, thực hiện hợp đồng lao động. Do đó việc người sử dụng giấy tờ gốc của người lao động là trái pháp luật. Người sử dụng lao động chỉ được quyền giữ các giấy tờ bản sao, sao có công chứng, bản photo và không được quyền giữ bản chính.

4. Mức xử phạt khi người sử dụng lao động giữ giấy tờ bản gốc ?

    Theo quy định tại khoản 2 Điều 9 Nghị định 12/2022/NĐ-CP quy định về việc xử phạt đối với hành vi vi phạm quy định về giao kết hợp đồng lao động như sau:

     Cụ thể mức Phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 25.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động có một trong các hành vi sau đây:

• Giữ bản chính giấy tờ tùy thân, văn bằng hoặc chứng chỉ của người lao động khi giao kết hoặc thực hiện hợp đồng lao động;
• Buộc người lao động thực hiện biện pháp bảo đảm bằng tiền hoặc tài sản khác cho việc thực hiện hợp đồng lao động;
• Giao kết hợp đồng lao động với người lao động từ đủ 15 tuổi đến dưới 18 tuổi mà không có sự đồng ý bằng văn bản của người đại diện theo pháp luật của người đó."

     Ngoài việc bị phạt tiền thì người sử dụng lao động còn phải áp dụng biện pháp khắc phục hậu quả quy định tại khoản 4 điều 4 Nghị định 12/2022/NĐ-CP thì người sử dụng lao động buộc phải trả lại bản chính giấy tờ tùy thân; văn bằng; chứng chỉ đã giữ của người lao động.

     Cũng theo Điều 6 Nghị định 12/2022/NĐ-CP quy định mức phạt tiền, thẩm quyền xử phạt và nguyên tắc áp dụng đối với hành vi vi phạm hành chính nhiều lần:

    Như vậy người sử dụng lao động giữ các văn bằng giấy tờ gốc của người lao động có thể bị phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 25.000.000 đồng, còn đối với tổ chức sẽ bị phạt gấp đôi mức phạt đối với cá nhân.

     Đối với trường hợp đã giao bằng gốc cho công ty cất giữ rồi sau đó bị làm khó khi nghỉ việc, người lao động động có thể đòi lại văn bằng, chứng chỉ của mình theo một trong 02 cách sau.

• Thực hiện việc Tố cáo

     Cụ thể, việc giữ bằng gốc của người lao động là hành vi trái pháp luật, xâm phạm trực tiếp đến quyền và lợi ích hợp pháp của người lao động, người lao động có quyền gửi đơn hoặc tố cáo trực tiếp tới Chánh Thanh tra Sở LĐ-TB&XH nơi công ty đặt trụ sở theo quy định tại Nghị định 24/2018/NĐ-CP. Nếu cơ quan chức năng xác minh có vi phạm, thanh tra lao động sẽ tiến hành xử phạt công ty theo quy định, đồng thời yêu cầu trả lại bằng các giấy tờ gốc cho người lao động.

• Thực hiện việc Khiếu nại

     Theo hướng dẫn tại Nghị định 24/2018/NĐ-CP, đầu tiên, người lao động phải khiếu nại đến người sử dụng lao động. Việc khiếu nại có thể thực hiện bằng đơn hoặc khiếu nại trực tiếp.

     Căn cứ khoản 1, Điều 20, Nghị định 24/2018/NĐ-CP thì thời gian giải quyết khiếu nại lần đầu là không quá 30 ngày hoặc 40 ngày đối với vụ việc phức tạp, tình từ ngày thụ lý. Nếu quá thời hạn trên mà không được giải quyết hoặc không đồng ý với việc giải quyết khiếu nại của công ty, người lao động được quyền khiếu nại lần hai đến Chánh thanh tra Sở LĐ-TB&XH nơi công ty đặt trụ sở chính để yêu cầu đòi bằng gốc.

    Trong quá trình giải quyết khiếu nại, nếu phát hiện vi phạm, thanh tra lao động sẽ xử phạt vi phạm và yêu cầu công ty trả lại bằng gốc cho người lao động.

     Về việc yêu cầu bồi thường đối với trường hợp của bạn khi công ty làm mất bằng thì hiện nay chưa có một văn bản cụ thể nào quy định về việc người sử dụng lao động làm thất lạc giấy tờ của người lao động thì phải đền bù bao nhiêu nên việc bồi thường giữa bạn và công ty hoàn toàn dựa vào thỏa thuận giữa hai bên. Nếu không thỏa thuận được bạn có thể khởi kiện vụ án dân sự để yêu cầu bồi thường.

     Trường hợp bằng đại học bị mất, Trước tiên, bạn có nghĩa vụ trình báo ngay cho cơ quan cấp văn bằng, chứng chỉ và cơ quan công an nơi gần nhất khi bị mất bản chính văn bằng, chứng chỉ. Hiện nay về nguyên tắc sẽ không được cấp bằng lần 2, Theo khoản 2 điều 2 Thông tư 21/2019/TT-BGDĐT: ''Văn bằng, chứng chỉ được cấp một lần" . Tuy nhiên, bạn có thể làm thủ tục yêu cầu cấp lại bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc.

   Luật Toàn Quốc xin chân thành cảm ơn.                                       

     Chuyên viên: Anh Phương