Thủ tục xin trích lục giấy khai sinh

 Câu trả lời của Luật sư: 

     Luật Toàn Quốc cảm ơn bạn đã tin tưởng và gửi câu hỏi về Thủ tục xin trích lục giấy khai sinh, chúng tôi xin cung cấp thông tin tư vấn về vấn đề Thủ tục xin trích lục giấy khai sinh như sau:

Căn cứ pháp lý: 

• Luật hộ tịch năm 2014

​Nội dung tư vấn:

1. Trích lục giấy khai sinh là gì?

     Theo khoản 9 Điều 4 Luật hộ tịch 2014 quy định về trích lục hộ tịch như sau:

     Theo đó, trích lục giấy khai sinh chính là bản sao giấy khai sinh được cấp bởi cơ quan có thẩm quyền, dùng để phân biệt với bản sao được công chứng hay chứng thực và có giá trị tương đương bản chính giấy khai sinh.

2. Hồ sơ xin cấp trích lục giấy khai sinh

     Hồ sơ xin cấp trích lục giấy khai sinh gồm các giấy tờ sau đây:

• Tờ khai xin cấp trích lục giấy khai sinh theo mẫu quy định, trong đó có cam đoan của bạn về việc đã đăng ký khai sinh nhưng bạn không lưu giữ được bản chính Giấy khai sinh;
• Giấy tờ tùy thân (hộ chiếu/CMND/thẻ căn cước công dân hoặc giấy tờ khác có dán ảnh và thông tin cá nhân do cơ quan có thẩm quyền cấp, còn giá trị sử dụng như (hồ sơ lý lịch Đảng, lý lịch tư pháp, bằng tốt nghiệp, học bạ ….).​

• Giấy tờ ủy quyền (Trong trường hợp ủy quyền thực hiện thủ tục)

     Lưu ý:

• Trường hợp ủy quyền thì văn bản ủy quyền được công chứng, chứng thực theo quy định. Đối với trường hợp người được ủy quyền không phải là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột của người được ủy quyền.
• Giấy tờ chứng minh mối quan hệ với người ủy quyền. Đối với trường hợp người được ủy quyền là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột của người được ủy quyền.

3. Thủ tục xin cấp trích lục giấy khai sinh:

     Bước 1: Nộp hồ sơ:

     Người xin trích lục giấy khai sinh nộp hồ sơ tại Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch có thẩm quyền.

•  Nộp hồ sơ trực tiếp tại một trong các cơ quan sau:

​      + Cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu hộ tịch gồm: cơ quan đăng ký hộ tịch, Bộ Tư pháp, Bộ Ngoại giao và cơ quan khác được giao thẩm quyền theo quy định của pháp luật.

     ​+ Cơ quan đăng ký hộ tịch là Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn (sau đây gọi là Ủy ban nhân dân cấp xã), Ủy ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh và đơn vị hành chính tương đương (sau đây gọi là Ủy ban nhân dân cấp huyện), Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài (sau đây gọi là Cơ quan đại diện).

•  Nộp hồ sơ qua hệ thống bưu chính đến một trong số các cơ quan kể trên.
•  Nộp hồ sơ trực tuyến: người nộp truy cập Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc Cổng dịch vụ công cấp tỉnh.

     Bước 2: Tiếp nhận và giải quyết hồ sơ:

• Cán bộ tiếp nhận hồ sơ có trách nhiệm kiểm tra tính chính xác, đầy đủ, thống nhất, hợp lệ của hồ sơ.

     - Trường hợp hồ sơ đầy đủ, hợp lệ thì tiếp nhận hồ sơ; nếu tiếp nhận hồ sơ sau 15 giờ thì có Phiếu hẹn, trả kết quả cho người có yêu cầu trong ngày làm việc tiếp theo (nếu người có yêu cầu lựa chọn hình thức nộp hồ sơ trực tiếp) hoặc gửi ngay Phiếu hẹn, trả kết quả qua thư điện tử hoặc gửi tin nhắn hẹn trả kết quả qua điện thoại di động cho người có yêu cầu (nếu người có yêu cầu lựa chọn hình thức nộp hồ sơ trực tuyến); chuyển hồ sơ để công chức làm công tác hộ tịch xử lý.

     - Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ thì có thông báo cho người yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ, nêu rõ loại giấy tờ, nội dung cần bổ sung để người có yêu cầu bổ sung, hoàn thiện. Sau khi hồ sơ được bổ sung, thực hiện lại bước trên.  

     - Trường hợp người có yêu cầu cấp bản sao Trích lục hộ tịch không bổ sung, hoàn thiện được hồ sơ thì báo cáo Trưởng bộ phận một cửa có thông báo từ chối giải quyết yêu cầu cấp bản sao Trích lục hộ tịch. 

•  Sau khi tiếp nhận hồ sơ theo hình thức nộp trực tiếp, cán bộ tiếp nhận hồ sơ tại Bộ phận một cửa thực hiện số hóa (sao chụp, chuyển thành tài liệu điện tử trên hệ thống thông tin, cơ sở dữ liệu) và ký số vào tài liệu, hồ sơ giải quyết thủ tục hành chính đã được số hóa theo quy định.
•  Công chức làm công tác hộ tịch thẩm tra hồ sơ (thẩm tra tính thống nhất, hợp lệ của các thông tin trong hồ sơ, giấy tờ, tài liệu do người yêu cầu nộp, xuất trình hoặc đính kèm).

     - Trường hợp hồ sơ cần bổ sung, hoàn thiện hoặc không đủ điều kiện giải quyết, phải từ chối thì gửi thông báo về tình trạng hồ sơ tới Bộ phận một cửa để thông báo cho người có yêu cầu hoàn thiện hồ sơ
     - Trường hợp cần phải kiểm tra, xác minh làm rõ hoặc do nguyên nhân khác mà không thể trả kết quả đúng thời gian đã hẹn thì công chức làm công tác hộ tịch lập Phiếu xin lỗi và hẹn lại ngày trả kết quả, trong đó nêu rõ lý do chậm trả kết quả và thời gian hẹn trả kết quả, chuyển Bộ phận một cửa để trả cho người có yêu cầu (nếu người có yêu cầu lựa chọn hình thức nộp hồ sơ trực tiếp), hoặc gửi Phiếu xin lỗi và hẹn lại ngày trả kết quả qua thư điện tử hoặc gửi tin nhắn qua điện thoại di động cho người có yêu cầu (nếu người có yêu cầu lựa chọn hình thức nộp hồ sơ trực tuyến).

• Tiến hành cấp trích lục khai sinh đối với hồ sơ đầy đủ, hợp lệ, đúng quy định

     -  Hồ sơ nộp trực tiếp: công chức làm công tác hộ tịch in Trích lục khai sinh trình Thủ trưởng Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử ký, chuyển tới Bộ phận một cửa để trả kết quả cho người có yêu cầu.

     - Nộp hồ sơ trực tuyến: công chức làm công tác hộ tịch gửi lại nội dung biểu mẫu Trích lục khai sinh điện tử tương ứng với thông tin đầy đủ cho người yêu cầu qua thư điện tử hoặc thiết bị số.

      Lưu ý:

•      Người yêu cầu có trách nhiệm kiểm tra tính chính xác, đầy đủ của các thông tin trên trích lục giấy khai sinh và xác nhận (tối đa một ngày).
•      Nếu người có yêu cấp trích lục giấy khia sinh đã thống nhất, đầy đủ hoặc không có phản hồi sau thời hạn yêu cầu thì công chức làm công tác hộ tịch in bản Trích lục giấy khai sinh, trình Thủ trưởng Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử ký, chuyển tới Bộ phận một cửa để trả kết quả cho người có yêu cầu.

     Bước 3: Trả kết quả:
     Người có yêu cầu cấp bản sao Trích lục giấy khai sinh được nhận kết quả theo một trong các phương thức sau đây:

• Bản điện tử Trích lục khai sinh gửi qua thư điện tử, Kho quản lý dữ liệu điện tử của cá nhân đó;
• Bản điện tử Trích lục khai sinh gửi vào thiết bị số, thông qua phương pháp truyền số liệu phù hợp, đảm bảo an toàn, bảo mật thông tin;
• Trích lục khai sinh thông qua hệ thống bưu chính;
• Trích lục khai sinh tại cơ quan đăng ký hộ tịch.

​4. Hỏi đáp về Thủ tục xin trích lục giấy khai sinh:

     Theo khoản 1 Điều 4 Luật Hộ tịch 2014 quy định về cơ quan đăng ký hộ tịch như sau:

     Đồng thời, Theo khoản 5 Điều 4 Luật Hộ tịch năm 2014 quy định về cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu hộ tịch gồm: cơ quan đăng ký hộ tịch, Bộ Tư pháp, Bộ Ngoại giao và cơ quan khác được giao thẩm quyền theo quy định của pháp luật.

     Như vậy, bạn có thể nộp trực tiếp hồ sơ xin trích lục giấy khai sinh tại một trong số các cơ quan sau: UBND cấp xã; UBND cấp huyện; Bộ Tư pháp; Cơ quan đại diện ngoại giao; Cơ quan đại diện lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài; Bộ Ngoại giao hoặc cơ quan khác được giao thẩm quyền.

     Căn cứ Điều 2 Thông tư 04/2020/TT-BTP quy định chi tiết một số điều của Luật hộ tịch và nghị định 123/2015/NĐ-CP của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành luật hộ tịch như sau:

     "1. Người yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch, cấp Giấy xác nhận tình trạng hon nhân, yêu cầu đăng ký các việc hộ tịch theo quy định tại Điều 3 Luật hộ tịch (sau đây gọi là yêu cầu đăng ký hộ tịch) được uỷ quyền cho người khác thực hiện thay; trừ trường hợp đăng ký kết hôn, đăng ký lại việc kết hôn, đăng ký nhận cha, mẹ, con thì không được ủy quyền cho người khác thực hiện, nhưng một bên có thể trực tiếp nộp hồ sơ tại cơ quan đăng ký hộ tịch có thẩm quyền, không phải có văn bản ủy quyền của bên còn lại.

     Việc ủy quyền phải lập thành văn bản, được chứng thực theo quy định của pháp luật. Trường hợp người được ủy quyền là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột của người ủy quyền thì văn bản ủy quyền không phải chứng thực."

     Như vậy: Bố mẹ khi đi xin cấp trích lục giấy khai sinh cho con cần có văn bản ủy quyền tuy nhiên văn bản ủy quyền không cần phải chứng thực. 

Luật Toàn Quốc xin chân thành cảm ơn !                                                                                                                                                                                                                    Chuyên viên: Thu Thủy