Thủ tục làm giấy khai sinh theo quy định của pháp luật hiện hành

Câu trả lời của luật sư:

       Luật Toàn Quốc cảm ơn bạn đã tin tưởng và gửi câu hỏi về thủ tục làm giấy khai sinh, chúng tôi xin cung cấp thông tin tư vấn về vấn đề này như sau:

Căn cứ pháp lý:

• Luật Hộ tịch 2014
• Luật Cư trú 2020
• Nghị định 123/2015/NĐ-CP
• Thông tư liên tịch 02/2016/TTLT-BNG-BTP

​​1. Thủ tục làm giấy khai sinh là gì?

      Thủ tục làm giấy khai sinh là trình tự các bước người dân cần phải thực hiện tại cơ quan có thẩm quyền theo quy định của pháp luật để thực hiện việc đăng ký khai sinh.

2. Thẩm quyền đăng ký khai sinh

     Căn cứ theo Điều 13 Luật Hộ tịch 2014 quy định: 

     Do đó, người có trách nhiệm (cha, mẹ; ông hoặc bà hoặc người thân thích khác; cá nhân, tổ chức đang nuôi dưỡng trẻ) sẽ làm Giấy khai sinh cho con tại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi cư trú của cha hoặc mẹ.

     Theo Điều 11 Luật Cư trú 2020, nơi cư trú của công dân bao gồm nơi thường trú, nơi tạm trú. Trường hợp không xác định được nơi thường trú, nơi tạm trú thì nơi cư trú của công dân là nơi ở hiện tại được xác định theo quy định tại khoản 1 Điều 19 của Luật Luật Cư trú 2020.

     Trong trường hợp việc đăng ý khai sinh có yếu tố nước ngoài thì thực hiện làm giấy khai sinh tại Uỷ ban nhân dân cấp quận/huyện nơi cư trú của cha mẹ theo quy định tại theo quy định tại Khoản 2 Điều 7 Luật Hộ tịch 2014.

     Trường hợp làm Giấy khai sinh cho trẻ em sinh ra tại Việt Nam có cha hoặc mẹ là công dân Việt Nam thường trú tại khu vực biên giới, còn người kia là công dân của nước láng giềng thường trú tại khu vực biên giới với Việt Nam thì được thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi cha hoặc mẹ là công dân Việt Nam thường trú tiếp giáp với đơn vị hành chính tương đương cấp xã của Việt Nam nơi mẹ hoặc cha là công dân nước láng giềng thường trú căn cứ theo điểm d khoản 1 Điều 7 Luật Hộ tịch 2014, khoản 1 Điều 17 Nghị định 123/2015/NĐ-CP.

     Trường hợp, trẻ là công dân Việt Nam cư trú ở nước ngoài thì làm Giấy khai sinh tại Cơ quan đại diện căn cứ theo khoản 3 Điều 7 Luật Hộ tịch 2014, Điều 2 Thông tư liên tịch 02/2016/TTLT-BNG-BTP.  

2. Hồ sơ làm giấy khai sinh

2.1 Hồ sơ làm giấy khai sinh không có yếu tố nước ngoài 

     Hồ sơ làm Giấy khai sinh trong trường hợp không có yếu tố nước ngoài bao gồm:

• Giấy tờ phải xuất trình:  

- Hộ chiếu, chứng minh nhân dân, thẻ căn cước công dân hoặc giấy tờ khác có dán ảnh và thông tin cá nhân của người yêu cầu làm giấy khai sinh do cơ quan có thẩm quyền cấp, còn giá trị sử dụng để chứng minh về nhân thân căn cứ theo quy định của pháp luật tại khoản 1 Điều 2 Nghị định 123/2015/NĐ-CP..

- Giấy tờ chứng minh nơi cư trú của người yêu cầu là giấy khai sinh để chứng minh thẩm quyền đăng ký khai sinh: Sổ hộ khẩu hoặc sổ tạm trú

- Trường hợp cha, mẹ của trẻ đã đăng ký kết hôn thì phải xuất trình Giấy chứng nhận kết hôn.

• Giấy tờ phải nộp:

-  Tờ khai theo mẫu được ban hành kèm theo Thông tư 04/2020/TT-BTP.

- Giấy chứng sinh. Trường hợp không có giấy chứng sinh thì nộp văn bản của người làm chứng xác nhận về việc sinh; nếu không có người làm chứng thì phải có giấy cam đoan về việc sinh.

2.2 Hồ sơ làm giấy khai sinh có yếu tố nước ngoài

     Hồ sơ làm Giấy khai sinh trong trường hợp có yếu tố nước ngoài bao gồm:

• Giấy tờ phải xuất trình:

- Hộ chiếu, chứng minh nhân dân, thẻ căn cước công dân hoặc giấy tờ khác có dán ảnh và thông tin cá nhân của người yêu cầu làm Giấy khai sinh do cơ quan có thẩm quyền cấp, còn giá trị sử dụng để chứng minh về nhân thân căn cứ theo quy định của pháp luật tại khoản 1 Điều 2 Nghị định 123/2015/NĐ-CP.

- Giấy tờ chứng minh nơi cư trú của người yêu cầu làm Giấy khai sinh để chứng minh thẩm quyền đăng ký khai sinh: Sổ hộ khẩu hoặc sổ tạm trú

- Trường hợp cha, mẹ của trẻ đã đăng ký kết hôn thì phải xuất trình Giấy chứng nhận kết hôn.

- Trường hợp trẻ em sinh ra ở nước ngoài, có cha hoặc mẹ là công dân Việt Nam hoặc cha và mẹ đều là công dân Việt Nam, chưa được đăng ký khai sinh ở nước ngoài, về cư trú tại Việt Nam thì xuất trình giấy tờ chứng minh việc trẻ em đã nhập cảnh hợp pháp vào Việt Nam (như: hộ chiếu, giấy tờ có giá trị đi lại quốc tế có dấu xác nhận nhập cảnh của cơ quan quản lý xuất, nhập cảnh) và văn bản xác nhận của cơ quan công an có thẩm quyền về việc trẻ em đang cư trú tại Việt Nam.

•  Giấy tờ phải nộp:

- Tờ khai đăng ký khai sinh theo mẫu được ban hành kèm theo Thông tư 04/2020/TT-BTP.

- Giấy chứng sinh.

+ Trường hợp không có Giấy chứng sinh thì nộp văn bản của người làm chứng xác nhận về việc sinh; nếu không có văn bản của người làm chứng thì phải có giấy cam đoan về việc sinh.

+ Trường hợp trẻ em sinh ra tại nước ngoài thì nộp Giấy chứng sinh hoặc giấy tờ khác do cơ quan có thẩm quyền nước ngoài cấp xác nhận về việc trẻ em được sinh ra ở nước ngoài và quan hệ mẹ - con (nếu có).

- Trường hợp cha hoặc mẹ hoặc cả cha, mẹ là người nước ngoài thì phải nộp văn bản thỏa thuận của cha, mẹ về việc lựa chọn quốc tịch cho con. Trường hợp cha, mẹ lựa chọn quốc tịch nước ngoài cho con, thì ngoài văn bản thỏa thuận lựa chọn quốc tịch còn phải có xác nhận của cơ quan có thẩm quyền của nước mà trẻ được chọn mang quốc tịch về việc trẻ có quốc tịch phù hợp quy định pháp luật của nước đó.

3. Trình tự thực hiện làm giấy khai sinh

     Thủ tục đăng ký khai sinh được quy định rõ tại điều 16 Luật Hộ Tịch 2014, cụ thể theo trình tự các bước sau đây:

Bước 1: Người có yêu cầu đăng ký khai sinh nộp hồ sơ tại Ủy ban nhân dân cấp xã/ủy ban nhân dân huyện có thẩm quyền.

Bước 2:  Người tiếp nhận hồ sơ của người yêu cầu sẽ có trách nhiệm kiểm tra ngay toàn bộ hồ sơ, đối chiếu thông tin trong Tờ khai và tính hợp lệ của giấy tờ trong hồ sơ do người yêu cầu nộp, xuất trình.

Trường hợp 1: Nếu hồ sơ đầy đủ, hợp lệ, người tiếp nhận hồ sơ viết giấy tiếp nhận, trong đó ghi rõ ngày, giờ trả kết quả;

Trường hợp 2: Nếu hồ sơ chưa đầy đủ, hoàn thiện thì hướng dẫn người nộp hồ sơ bổ sung, hoàn thiện theo quy định.

• Trường hợp không thể bổ sung, hoàn thiện hồ sơ ngay thì phải lập thành văn bản hướng dẫn, trong đó nêu rõ loại giấy tờ, nội dung cần bổ sung, hoàn thiện, ký, ghi rõ họ, chữ đệm, tên của người tiếp nhận.

• Trường hợp không bổ sung đầy đủ, hoàn thiện thì người tiếp nhận từ chối tiếp nhận hồ sơ và lập văn bản từ chối tiếp nhận hồ sơ, trong đó ghi rõ lý do từ chối, ký, ghi rõ họ, chữ đệm, tên của người tiếp nhận.

Bước 3: Sau khi nhận đủ giấy tờ theo quy định, nếu thấy thông tin khai sinh đầy đủ và phù hợp, công chức tư pháp - hộ tịch báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã/huyện.

     Trường hợp Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã/huyện đồng ý giải quyết thì công chức tư pháp - hộ tịch ghi nội dung khai sinh vào Sổ đăng ký khai sinh, hướng dẫn người đi đăng ký khai sinh kiểm tra nội dung Giấy khai sinh và Sổ đăng ký khai sinh, cùng người đi đăng ký khai sinh ký tên vào Sổ; cập nhật vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư để lấy Số định danh cá nhân.

     Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã/huyện ký 01 bản chính Giấy khai sinh cấp cho người được đăng ký khai sinh, số lượng bản sao Giấy khai sinh được cấp theo yêu cầu.

4. Hỏi đáp về thủ tục đăng ký khai sinh

     Theo quy định của pháp luật, việc đăng ký khai sinh cho trẻ không phải trả phí. Tuy nhiên, trường hợp đăng ký khai sinh không đúng hạn (quá 60 ngày kể từ ngày trẻ sinh ra) thì người thực hiện khai sinh phải nộp lệ phí theo mức thu lệ phí do Hội đồng nhân dân cấp tỉnh quy định.

     Nghị định 123/2015/NĐ-CP quy định 02 trường hợp con khai sinh cho trẻ có thể mang họ mẹ, cụ thể như sau:

• Trường hợp 1: Trẻ mang họ mẹ do bố, mẹ thỏa thuận hoặc theo tập quán

Khoản 1 Điều 4 của Nghị định 123/2015/NĐ-CP quy định: họ của trẻ được xác định theo thỏa thuận của cha, mẹ; trường hợp cha, mẹ không có thỏa thuận hoặc không thỏa thuận được, thì xác định theo tập quán.

• Trường hợp 2: Trẻ mang họ mẹ khi không xác định được bố

Khoản 2 Điều 15 Nghị định 123/2015/NĐ-CP quy định:

     Trường hợp chưa xác định được bố thì khi đăng ký khai sinh, họ, dân tộc, quê quán, quốc tịch của con được xác định theo họ, dân tộc, quê quán, quốc tịch của mẹ; phần ghi về bố trong Sổ hộ tịch và Giấy khai sinh của trẻ để trống.

       Luật Toàn Quốc xin chân thành cảm ơn./.

Chuyên viên: Đinh Nga