Thủ tục thay đổi trụ sở công ty cổ phần mới nhất

Câu trả lời của Luật sư: 

     Luật Toàn Quốc cảm ơn bạn đã tin tưởng và gửi câu hỏi về Thủ tục thay đổi trụ sở công ty cổ phần, chúng tôi xin cung cấp thông tin tư vấn về vấn đề Thủ tục thay đổi trụ sở công ty cổ phần như sau: 

Căn cứ pháp lý: 

•  Luật doanh nghiệp 2020

•  Nghị định 01/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp 

1.Trụ sở công ty cổ phần là gì?

     Trụ sở công ty cổ phần là địa chỉ được đăng ký chính thức với cơ quan đăng ký kinh doanh. Trụ sở công ty cổ phần không nhất thiết phải là nơi doanh nghiệp tiến hành các hoạt động sản xuất kinh doanh hoặc nơi có hộ khẩu thường trú của chủ doanh nghiệp. Theo quy định tại điều 42, Luật doanh nghiệp 2020 quy định: 

     Vậy, trụ sở công ty cổ phần là địa chỉ liên lạc của công ty, được xác định theo địa giới đơn vị hành chính gồm số nhà, tên đường, phường (xã), quận (huyện), thành phố trực thuộc trung ương. Thêm vào đó, trụ sở chính của công ty cổ phần cần có số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có) phù hợp với quy định của pháp luật.

2. Thành phần hồ sơ đăng ký thay đổi trụ sở công ty cổ phần

     Theo quy định tại điều 47, Nghị định 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp, Doanh nghiệp cần chuẩn bị 01 bộ hồ sơ bao gồm các giấy tờ sau:

• Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký

• Nghị quyết, quyết định và bản sao biên bản họp của Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần về việc chuyển địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp.

•  Quyết định của Chủ tịch HĐTV/HĐQT về việc thay đổi địa chỉ trụ sở chính công ty.

•  Điều lệ công ty.

     Lưu ý, phía doanh nghiệp cần soạn đúng nội dung và biểu mẫu hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty theo quy định của cơ quan đăng ký kinh doanh nơi đặt trụ sở mới.

3.Trình tự thực hiện thủ tục  thay đổi trụ sở công ty cổ phần 

Bước 1: Doanh nghiệp tiến hành các thủ tục tại cơ quan thuế nơi chuyển đi

• Trong trường hợp công ty cổ phần chuyển trụ sở sang một quận, huyện, tỉnh, thành phố khác dẫn đến sự thay đổi về cơ quan thuế, doanh nghiệp cần phải thực hiện các thủ tục với Cơ quan thuế liên quan đến việc chuyển địa điểm theo quy định của pháp luật về thuế

• Trong trường hợp công ty cổ phần chuyển trụ sở nhưng không dẫn đến sự thay đổi về cơ quan thuế thì không cần thực hiện thủ tục với cơ quan thuế

Bước 2: Doanh nghiệp tiến hành nộp hồ sơ cho Sở Kế hoạch và đầu tư tại nơi đặt trụ sở mới

• Trường hợp hồ sơ không đầy đủ, hợp lệ, Sở Kế hoạch và đầu tư yêu cầu doanh nghiệp bổ sung, hoàn thiện 

• Trường hợp hồ sơ đầy đủ, hợp lệ, Sở Kế hoạch và Đầu tư trao giấy biên nhận hẹn ngày và trả kết quả trong khoảng thời gian 03 ngày làm việc kể từ ngày thành công nộp hồ sơ. 

Bước 3: Doanh nghiệp nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới đã được sửa đổi thông tin về trụ sở. 

4.Cách thức thực hiện thủ tục thay đổi trụ sở công ty cổ phần

     Doanh nghiệp có 03 phương thức nộp hồ sơ đăng ký thay đổi trụ sở công ty cổ phần: 

• Nộp trực tiếp tại Sở Kế hoạch và đầu tư tại nơi đặt trụ sở mới của công ty

• Nộp hồ sơ thông qua hệ thống bưu điện

• Nộp trực tuyến qua mạng điện tử thông qua cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia 

     Hiện nay, phương thức thứ 3 được sử dụng rộng rãi, phổ biến bởi đem lại nhiều thuận tiện cho phía công ty. Tuy vậy, để quá trình hoàn thiện thủ tục thay đổi trụ sở công ty cổ phần nhanh chóng, hợp pháp, tránh rủi ro pháp lý, doanh nghiệp có thể ủy quyền cho cá nhân hoặc tổ chức uy tín thực hiện. 

5. Những lưu ý khi lựa chọn trụ sở công ty cổ phần mới

     Doanh nghiệp cần lưu ý một số vấn đề sau để trụ sở công ty mới hợp pháp theo quy định của pháp luật: 

• Trụ sở của công ty cổ phần phải đặt trên lãnh thổ Việt Nam, có tính ổn định lâu dài và đủ giấy tờ liên quan

• Trụ sở chính của công ty cổ phần không được đặt tại các hộ chung cư theo quy định tại Nghị định số 99/2015/NĐ-CP

• Với những ngành nghề kinh doanh có điều kiện, pháp luật đòi hỏi phải có Giấy phép con trước khi tiến hành hoạt động kinh doanh, và địa chỉ trụ sở chính phải đáp ứng điều kiện được cấp Giấy phép kinh doanh.  

     Theo quy định tại Nghị định 50/2016/NĐ-CP, những hành vi của các công ty cố tình sai phạm về trụ sở chính sẽ bị xử phạt hành chính mức phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng. 

     Do hành vi không đặt trụ sở mới tại đúng địa chỉ đã đăng ký lại nên trường hợp này được coi là kê khai không trung thực; không chính xác nội dung hồ sơ đăng ký doanh nghiệp. 

     Ngoài việc bị xử phạt hành chính, doanh nghiệp buộc phải thực hiện biện pháp khắc phục hậu quả. Buộc đăng ký thay đổi và thông báo lại các thông tin doanh nghiệp đã kê khai không trung thực, không chính xác.

     Trong quá trình thực hiện việc chuyển trụ sở làm thay đổi cơ quan quản lý thuế doanh nghiệp vẫn có thể được sử dụng hóa đơn điện tử cũ. Khi doanh nghiệp được cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh mới cần làm thủ tục điều chỉnh thông tin hóa đơn và xuất hóa đơn theo thông tin địa chỉ mới

Luật toàn quốc xin chân thành cảm ơn!

Chuyên viên: Ngọc Bícch