Thủ tục thay đổi trụ sở công ty theo quy định pháp luật doanh nghiệp

Câu trả lời của Luật sư:

   Luật Toàn Quốc cảm ơn bạn đã tin tưởng và gửi câu hỏi về thủ tục thay đổi trụ sở công ty chúng tôi xin đưa ra quan điểm tư vấn về vấn đề này như sau:

Căn cứ pháp lý:

• Luật doanh nghiệp 2020
• Nghị định 01/2021/NĐ-CP

1. Hồ sơ thay đổi địa chỉ trụ sở chính công ty

1.1 Trường hợp thay đổi địa chỉ công ty cùng quận/huyện/thành phố 

     Trong trường hợp thay đổi địa chỉ công ty nhưng không thay đổi cơ quan quản lý thuế thì doanh nghiệp không cần làm thủ tục liên quan đến việc chuyển địa điểm đến cơ quan thuế, doanh nghiệp chỉ cần thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở chính tại phòng đăng ký kinh doanh nơi công ty đặt trụ sở.

Khi thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính cần chuẩn bị những hồ sơ sau:

• Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp;
• Nghị quyết/ Quyết định của chủ sở hữu về việc thay đổi địa chỉ trụ sở công ty (đối với Công ty TNHH 1 thành viên), của Hội đồng thành viên (đối với Công ty TNHH 2 thành viên), của các thành viên hợp danh (với công ty hợp danh), của Đại hội đồng cổ đông (với công ty cổ phần)
• Bản sao biên bản cuộc họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, công ty hợp danh, của Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần

1.2 Trường hợp thay đổi địa chỉ công ty khách tỉnh/thành phố 

      Trường hợp thay đổi địa chỉ công ty khác tỉnh/ thành phố trực thuộc trung ương hoặc thay đổi địa chỉ công ty khác quận/ huyện nhưng có thay đổi cơ quan quản lý thuế thì doanh nghiệp cần làm thủ tục liên quan đến việc chuyển địa điểm đến cơ quan thuế nơi công ty đang có trụ sở chính.

       Hồ sơ cần chuẩn bị để nộp đến cơ quan thuế:

• Tờ khai điều chỉnh, bổ sung thông tin đăng ký thuế mẫu số 08-MST;
• Quyết định về việc thay đổi đăng ký kinh doanh của chủ sở hữu về việc thay đổi địa chỉ trụ sở công ty (đối với Công ty TNHH 1 thành viên), của Hội đồng thành viên (đối với Công ty TNHH 2 thành viên), của các thành viên hợp danh (với công ty hợp danh), của Đại hội đồng cổ đông (với công ty cổ phần);
• Bản sao biên bản cuộc họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, công ty hợp danh, của Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần;

     Hồ sơ cần chuẩn bị để nộp đến phòng đăng ký kinh doanh:

• Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký;
• Nghị quyết, quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên; nghị quyết, quyết định và bản sao biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, công ty hợp danh, của Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần về việc chuyển địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp.
• Bản sao biên bản cuộc họp về vấn đề thay đổi địa điểm công ty (đối với Công ty TNHH 2 thành viên, công ty hợp danh, công ty cổ phần);
• Bản gốc Công văn (mẫu 09) của cơ quan thuế về việc đồng ý cho chuyển trụ sở chính công ty;

• Trường hợp không phải người đại diện theo pháp luật hoặc chủ sở hữu của doanh nghiệp trực tiếp nộp hồ sơ thì cần có Giấy ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký kinh doanh kèm theo bản sao chứng thực (hoặc bản photo kèm bản chính để đối chiếu) một trong các giấy tờ sau:

  - Đối với công dân Việt Nam: Chứng minh nhân dân hoặc thẻ Căn cước công dân hoặc Hộ chiếu Việt Nam còn hiệu lực;

  - Đối với người nước ngoài: Hộ chiếu nước ngoài hoặc giấy tờ có giá trị thay thế Hộ chiếu nước ngoài còn hiệu lực.

2. Trình tự, Thủ tục thay đổi trụ sở công ty

2.1  Thủ tục thay đổi trụ sở công ty trong cùng quận/huyện/tỉnh

Bước 1: Nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh của Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh/ thành phố nơi doanh nghiệp đặt trụ sở;

Bước 2: Mang theo Giấy biên nhận hồ sơ và Giấy ủy quyền nhận kết quả tại Phòng Đăng ký kinh doanh nơi nộp hồ sơ (đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp);

Bước 3: Khắc lại con dấu pháp nhân công ty với địa chỉ mới

2.2 Thủ tục thay đổi trụ sở công ty khác tỉnh/ thành phố

Bước 1: Nộp hồ sơ lên Cơ quan thuế quản lý để chốt thuế;

Bước 2. Thực hiện thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh tại Phòng đăng ký kinh doanh;

Bước 3: Trường hợp con dấu của công ty có thông tin địa chỉ cũ thì cần khắc lại con dấu;

Bước 4: Thông báo với cơ quan thuế về việc thay đổi trụ sở và các vấn đề liên quan đến sử dụng hóa đơn giá trị gia tăng (VAT).

3. Các thủ tục cần thực hiện sau khi thay đổi trụ sở công ty

3.1. Về con dấu công ty

Nếu thông tin trên mặt dấu thay đổi thì doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục khắc lại con dấu.

3.2. Về hóa đơn công ty

• Trường hợp doanh nghiệp còn sử dụng hóa đơn giấy

Nếu thay đổi địa chỉ công ty cùng quận/huyện doanh nghiệp có thể tiếp tục sử dụng hóa đơn cũ. Tuy nhiên phải khắc thêm dấu đóng tên công ty, địa chỉ mới công ty và đóng vào hóa đơn cũ. Sau đó làm công văn lên Chi cục thuế xin phép được tiếp tục sử dụng hóa đơn cũ.

• Trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử

- Thông báo điều chỉnh hóa đơn gửi cơ quan thuế

- Thông báo cho bên phát hành hóa đơn cập nhật lại thông tin hóa đơn trên hệ thống phát hành hóa đơn.

3.3. Các thủ tục khác cần thực hiện

• Thay đổi thông tin địa chỉ công ty khác quận/huyện sẽ cần tiến hành thay đổi cơ quan đóng bảo hiểm xã hội cho doanh nghiệp
• Thông báo với đối tác, khách hàng về việc thay đổi địa chỉ trụ sở công ty.

Khi công ty thay đổi trụ sở đăng ký kinh doanh mà không thực hiện các thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh sẽ bị xử phạt như sau:

• Công ty có thể bị phạt lỗi kinh doanh không đăng ký tại địa chỉ mới.
• Công ty có thể bị đóng mã số thuế nếu kiểm tra hoạt động địa chỉ hiện tại có quan thuế không thấy có hoạt động tại đó.
• Công ty có thể bị phạt lỗi chậm thông báo thay đổi địa chỉ Căn cứ điều 25 Nghị định 50/2016/ NĐ – CP Nghị định quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế hoạch và đầu tư quy định:

- Phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với hành vi đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, Giấy chứng nhận đăng ký địa điểm kinh doanh quá thời hạn quy định từ 01 đến 30 ngày.

- Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với hành vi đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, Giấy chứng nhận đăng ký địa điểm kinh doanh quá thời hạn quy định từ 31 đến 90 ngày.

- Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng đối với hành vi đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, Giấy chứng nhận đăng ký địa điểm kinh doanh quá thời hạn quy định từ 91 ngày trở lên.