Thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật

Căn cứ pháp lý:

• Luật doanh nghiệp 2020;
• Nghị định 01/2021/NĐ-CP hướng dẫn về đăng ký doanh nghiệp

1. Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là gì?

     Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là cá nhân đại diện cho doanh nghiệp thực hiện các quyền và nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch của doanh nghiệp, đại diện cho doanh nghiệp với tư cách người yêu cầu giải quyết việc dân sự, nguyên đơn, bị đơn, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan trước Trọng tài, Tòa án và các quyền, nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật. 

2. Điều kiện để trở thành người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp

     Để được chọn làm người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp cá nhân cần đáp ứng đủ các điều kiện sau:

• Từ đủ 18 tuổi trở lên;
• Có năng lực hành vi dân sự đầy đủ;
• Không thuộc đối tượng bị cấm thành lập và quản lý doanh nghiệp;
• Không bị treo mã số thuế trên dữ liệu quản lý thuế và quản lý doanh nghiệp;

      Lưu ý: Người đại diện theo pháp luật không bắt buộc phải là người sở hữu phần vốn góp tại công ty mà có thể được thuê để quản lý doanh nghiệp

3. Thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật của công ty

     Thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật được quy định tại Nghị định 01/2021/NĐ-CP, cụ thể như sau:

3.1. Hồ sơ thay đổi người đại diện theo pháp luật

     Hồ sơ đăng ký thay đổi người đại diện bao gồm các giấy tờ sau đây:

• Thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật;
• Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đại diện theo pháp luật mới;
• Nghị quyết, quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên; nghị quyết, quyết định và bản sao biên bản họp Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật; nghị quyết và bản sao biên bản họp Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật trong trường hợp việc thay đổi người đại diện theo pháp luật làm thay đổi nội dung Điều lệ công ty; nghị quyết, quyết định và bản sao biên bản họp Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần trong trường hợp việc thay đổi người đại diện theo pháp luật không làm thay đổi nội dung của Điều lệ công ty ngoài nội dung họ, tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật của công ty quy định tại Điều 24 Luật Doanh nghiệp.

     Trường hợp thực hiện thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật của công ty TNHH hai thành viên trở lên do người đại diện cũ bị chết, mất tích, đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự, bị tạm giam, đang chấp hành hình phạt tù, đang chấp hành biện pháp xử lý hành chính tại cơ sở cai nghiện bắt buộc, cơ sở giáo dục bắt buộc, trốn khỏi nơi cư trú, bị hạn chế hoặc mất năng lực hành vi dân sự, có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi, bị Tòa án cấm đảm nhiệm chức vụ, cấm hành nghề hoặc làm công việc nhất định thì nghị quyết, quyết định và bản sao biên bản họp của Hội đồng thành viên được thay thế bằng bản sao văn bản xác nhận việc người đại diện theo pháp luật của công ty chết, mất tích, đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự, bị tạm giam, đang chấp hành hình phạt tù, đang chấp hành biện pháp xử lý hành chính tại cơ sở cai nghiện bắt buộc, cơ sở giáo dục bắt buộc, trốn khỏi nơi cư trú, bị h ạn chế hoặc mất năng lực hành vi dân sự, có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi, bị Tòa án cấm đảm nhiệm chức vụ, cấm hành nghề hoặc làm công việc nhất định.

3.2. Các bước thay đổi người đại diện theo pháp luật

     Căn cứ theo điều 50 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, quy trình thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp được thực hiện như sau:

     Bước 1: Trường hợp thay đổi người đại diện theo pháp luật của công ty, công ty gửi hồ sơ đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi công ty đặt trụ sở chính. Hiện nay, việc nộp hồ sơ được thực hiện thông qua cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp

     Bước 2: Sau khi tiếp nhận hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, Phòng Đăng ký kinh doanh trao Giấy biên nhận, kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ và thông báo kết quả giải quyết hồ sơ qua email của người thực hiện nộp hồ sơ.

    Bước 3: Nếu hồ sơ hợp lệ phòng đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp cho doanh nghiệp trong thời hạn 3-5 ngày làm việc kể từ ngày nộp hồ sơ. Trường hợp từ chối thì nêu rõ lý do để doanh nghiệp sửa đổi, bổ sung.

     >>>Xem thêm: Thủ tục bổ sung ngành nghề kinh doanh

4. Những lưu ý khi thay đổi người đại diện theo pháp luật

• Công ty trách nhiệm hữu hạn và công ty cổ phần có thể có một hoặc nhiều người đại diện theo pháp luật. Điều lệ công ty quy định cụ thể số lượng, chức danh quản lý và quyền, nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp. Nếu công ty có nhiều hơn một người đại diện theo pháp luật thì Điều lệ công ty quy định cụ thể quyền, nghĩa vụ của từng người đại diện theo pháp luật. Trường hợp việc phân chia quyền, nghĩa vụ của từng người đại diện theo pháp luật chưa được quy định rõ trong Điều lệ công ty thì mỗi người đại diện theo pháp luật của công ty đều là đại diện đủ thẩm quyền của doanh nghiệp trước bên thứ ba; tất cả người đại diện theo pháp luật phải chịu trách nhiệm liên đới đối với thiệt hại gây ra cho doanh nghiệp theo quy định của pháp luật về dân sự và quy định khác của pháp luật có liên quan.
• Doanh nghiệp phải bảo đảm luôn có ít nhất một người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam. Khi chỉ còn lại một người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam thì người này khi xuất cảnh khỏi Việt Nam phải ủy quyền bằng văn bản cho cá nhân khác cư trú tại Việt Nam thực hiện quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật. Trường hợp này, người đại diện theo pháp luật vẫn phải chịu trách nhiệm về việc thực hiện quyền và nghĩa vụ đã ủy quyền.
• Đối với công ty trách nhiệm hữu hạn có hai thành viên, nếu có thành viên là cá nhân làm người đại diện theo pháp luật của công ty chết, mất tích, đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự, bị tạm giam, đang chấp hành hình phạt tù, đang chấp hành biện pháp xử lý hành chính tại cơ sở cai nghiện bắt buộc, cơ sở giáo dục bắt buộc, trốn khỏi nơi cư trú, bị hạn chế hoặc mất năng lực hành vi dân sự, có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi, bị Tòa án cấm đảm nhiệm chức vụ, cấm hành nghề hoặc làm công việc nhất định thì thành viên còn lại đương nhiên làm người đại diện theo pháp luật của công ty cho đến khi có quyết định mới của Hội đồng thành viên về người đại diện theo pháp luật của công ty.
• Trường hợp người đại diện theo pháp luật cũ đang bị treo mã số thuế thì doanh nghiệp không được thay đổi người đại diện theo pháp luật.
• Người đang quản lý doanh nghiệp hiện đang bị treo mã số thuế thì cũng không thể đăng ký làm người đại diện pháp luật mới của doanh nghiệp.
• Ngoài ra, pháp luật cũng hạn chế người quản lý trong trường hợp doanh nghiệp phá sản: Chủ doanh nghiệp tư nhân, thành viên hợp danh của công ty hợp danh, giám đốc (tổng giám đốc), chủ tịch và các thành viên hội đồng quản trị, hội đồng thành viên của doanh nghiệp bị tuyên bố phá sản không được quyền thành lập doanh nghiệp, không được làm người quản lý doanh nghiệp trong thời hạn từ một đến ba năm, kể từ ngày doanh nghiệp bị tuyên bố phá sản, trừ các trường hợp quy định tại Luật phá sản doanh nghiệp.

5. Câu hỏi thường gặp về thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật

Câu hỏi 1: Mẫu thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật

     Mẫu thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật được quy định tại Phụ lục II-2 ban hành kèm theo Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT. Nội dung thông báo như sau:

THÔNG BÁO

Thay đổi người đại diện theo pháp luật

Kính gửi: Phòng Đăng ký kinh doanh tỉnh, thành phố ......

Tên doanh nghiệp (ghi bằng chữ in hoa): .....................................................................

Mã số doanh nghiệp/Mã số thuế:....................................................................................

Số Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (chỉ kê khai nếu không có mã số doanh nghiệp/mã số thuế):........................................ Ngày... cấp .../.../.......... Nơi cấp:.....................

Đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật với các nội dung sau:

Người đại diện theo pháp luật sau khi thay đổi¹:

Họ và tên (ghi bằng chữ in hoa):..................................................... Giới    tính:............

Chức danh: .....................................................................................................................

Sinh ngày:......... /..../............. Dân tộc: …….. Quốc tịch ………………..

Loại giấy tờ pháp lý của cá nhân:

□ Chứng minh nhân dân   □ Căn cước công dân

□ Hộ chiếu  □ Loại khác (ghi rõ):     

Số giấy tờ pháp lý của cá nhân: ......................................................................................

Ngày cấp: ..../..../....Nơi cấp:................................. Ngày... hết hạn (nếu có): .../.../...

Địa chỉ thường trú:

Số nhà, ngách, hẻm, ngõ, đường phố/tổ/xóm/ấp/thôn: ..................................................

Xã/Phường/Thị trấn:........................................................................................................

Quận/Huyện/Thị xã/Thành phố thuộc tỉnh:....................................................................

Tỉnh/Thành phố: .............................................................................................................

Quốc gia:.........................................................................................................................

Địa chỉ liên lạc:

Số nhà, ngách, hẻm, ngõ, đường phố/tổ/xóm/ấp/thôn: ...................................................

Xã/Phường/Thị trấn:........................................................................................................

Quận/Huyện/Thị xã/Thành phố thuộc tỉnh:.....................................................................

Tỉnh/Thành phố: ..............................................................................................................

Quốc gia:..........................................................................................................................

Điện thoại (nếu có)................................... Email (nếu có)...............................................

Trường hợp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp hợp lệ, đề nghị Quý Phòng đăng công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Doanh nghiệp cam kết hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính hợp pháp, chính xác và trung thực của nội dung Thông báo này.

     >>>Tải mẫu thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật

Câu hỏi 2: Thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật với cơ quan thuế?

     Hiện nay, đối với việc thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp đều thực hiện qua cổng thông tin Quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Theo đó, phòng đăng ký kinh doanh và cơ quan thuế đã có hệ thống nội bộ cập nhật thông tin liên quan đến đăng ký doanh nghiệp. Vì vậy, doanh nghiệp khi thay đổi người đại diện theo pháp luật không phải thông báo với cơ quan thuế quản lý trực tiếp mà chỉ cần thực hiện thủ tục đăng ký tại phòng đăng ký kinh doanh.

Câu hỏi 3: Xác định thời điểm thay đổi người đại diện theo pháp luật có hiệu lực từ khi nào?

     Việc xác định thời điểm có hiệu lực của thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật đóng vai trò quan trọng để doanh nghiệp ký kết và thực hiện các giao dịch. Hiện nay có hai quan điểm khác nhau về thời điểm có hiệu lực của việc thay đổi người đại diện theo pháp luật. Cụ thể:

     Thứ nhất: Thời điểm có hiệu lực được xác định kể từ khi người mới được ghi nhận trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Theo đó, quan điểm này dựa trên cơ sở việc đăng ký thay đổi phải được cơ quan đăng ký kinh doanh xét duyệt.

      Thứ hai: Thời điểm thay đổi người đại diện theo pháp luật do doanh nghiệp quyết định (Thông qua việc họp và quyết định của Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị, Hội đồng thành viên hoặc theo quyết định của chủ sở hữu công ty). Quan điểm này theo hướng các nghị quyết, biên bản họp, quyết định của doanh nghiệp có hiệu lực kể từ ngày được thông qua hoặc từ ngày có hiệu lực được ghi trên các nghị quyết, biên bản họp, quyết định. Phù hợp với quy định của luật doanh nghiệp 2020: "Doanh nghiệp chịu trách nhiệm đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có thay đổi." 

      Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn phải thực hiện đăng ký thay đổi tại phòng đăng ký kinh doanh theo quy định, trường hợp không đủ điều kiện thì việc thay đổi người đại diện theo quyết định của doanh nghiệp sẽ không có giá trị. Đồng thời, doanh nghiệp phải chịu trách nhiệm với những giao dịch đã ký kết trong thời gian thay đổi.

      Luật Toàn Quốc xin chân thành cảm ơn!