Dịch vụ thành lập văn phòng đại diện trọn gói

1. Văn phòng đại diện là gì?

     Theo khoản 2 Điều 44 luật doanh nghiệp 2020, Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp. Theo đó, văn phòng đại diện được hiểu là đơn vị phụ thuộc doanh nghiệp, là sự hiện diện đại diện cho thương hiệu của doanh nghiệp tại một địa điểm nào đó trong và ngoài lãnh thổ Việt Nam. Vì vậy, văn phòng đại diện không có chức năng kinh doanh.

2. Những lưu ý về văn phòng đại diện

2.1. Điều kiện thành lập văn phòng đại diện

     Muốn tiến hành đăng ký văn phòng đại diện cần thỏa mãn những điều kiện sau:

• Tên văn phòng đại diện phải được đặt theo đúng quy định của pháp luật, không được đặt trùng, gây nhầm lẫn với tên doanh nghiệp đã đăng ký, không được sử dụng tên cơ quan nhà nước, đơn vị vũ trang, tên của tổ chức chính trị - xã hội - nghề nghiệp. 
• Khi làm biển hiệu thì tên văn phòng đại diện phải được in hoa hoặc viết với khổ chữ nhỏ hơn tên tiếng việt của công ty mẹ. Quy đình này cũng được áp dụng với các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu, ấn phẩm do văn phòng đại diện phát hành.
• Việc ký kết hợp đồng của văn phòng đại diện thì phải theo ủy quyền của doanh nghiệp và đóng dấu doanh nghiệp đó, văn phòng đại diện không có quyền tự nhân danh mình ký kết hợp đồng riêng.
• Văn phòng đại diện phải có trụ sở.

2.2. Cách đặt tên văn phòng đại diện

      Khi đặt tên văn phòng đại diện cần lưu ý các quy định tại Điều 40, 41 luật doanh nghiệp 2020 như sau:

• Tên văn phòng đại diện phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu.
• Tên văn phòng đại diện phải bao gồm tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ “Văn phòng đại diện” 
• Tên văn phòng đại diện phải được viết hoặc gắn tại trụ sở văn phòng đại diện. Tên văn phòng đại diện được in hoặc viết với khổ chữ nhỏ hơn tên tiếng Việt của doanh nghiệp trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm do văn phòng đại diện phát hành.
• Ngoài tên bằng tiếng Việt, văn phòng đại diện của doanh nghiệp có thể đăng ký tên bằng tiếng nước ngoài và tên viết tắt. Tên bằng tiếng nước ngoài là tên được dịch từ tên tiếng Việt sang một trong những tiếng nước ngoài hệ chữ La-tinh. Tên viết tắt được viết tắt từ tên tiếng Việt hoặc tên bằng tiếng nước ngoài.

     >>>Xem thêm: Dịch vụ thành lập chi nhánh công ty nhanh chóng, uy tín

2.3. Địa chỉ văn phòng đại diện

      Trụ sở chính của Văn phòng đại diện đặt trên lãnh thổ Việt Nam là địa chỉ liên lạc của văn phòng đại diện và được xác định theo địa giới đơn vị hành chính; có số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có). Doanh nghiệp có thể mở văn phòng đại diện ở nước ngoài.

2.4. Người đứng đầu văn phòng đại diện

      Cũng như chi nhánh và địa điểm kinh doanh, người đứng đầu văn phòng đại diện có thể là bất kỳ ai, kể cả đồng thời là người đại diện theo pháp luật của công ty mẹ. Tuy nhiên, người đứng đầu văn phòng đại diện không được là đối tượng bị cấm thành lập và quản lý doanh nghiệp theo Điều 17 luật doanh nghiệp 2020.

3. Thủ tục thành lập văn phòng đại diện

3.1. Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện

     Theo khoản 1, điều 31 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, Hồ sơ đăng ký hoạt động văn phòng đại diện bao gồm:

• Thông báo lập văn phòng đại diện do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký;
• Bản sao nghị quyết, quyết định và bản sao biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, công ty hợp danh, của Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần; bản sao nghị quyết, quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên về việc thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện;
• Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đứng đầu văn phòng đại diện;
• Giấy ủy quyền và bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân của người được ủy quyền (Nếu có)

3.2. Các bước lập văn phòng đại diện

    Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ và nộp đến phòng đăng ký kinh doanh nơi văn phòng đại diện đặt trụ sở qua công thông tin Quốc gia về đăng ký doanh nghiệp: https://dangkykinhdoanh.gov.vn/

    Bước 2: Phòng đăng tiếp nhận hồ sơ và gửi giấy biên nhận hồ sơ qua email của người thực hiện thủ tục

     Bước 3: Phòng Đăng ký kinh doanh thẩm định hồ sơ và cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện, cập nhật thông tin trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp cho doanh nghiệp. Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh thông báo bằng văn bản nội dung cần sửa đổi, bổ sung cho doanh nghiệp.

     Bước 4: Người đại diện thực hiện thủ tục lên phòng đăng ký kinh doanh để nhận kết quả sau khi có thông báo hồ sơ hợp lệ qua email.

3.3. Thời gian lập văn phòng đại diện

     Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện

     >>>Xem thêm: Dịch vụ thành lập địa điểm kinh doanh

4. Dịch vụ thành lập văn phòng đại diện tại luật Toàn Quốc

4.1. Lợi ích khi sử dụng dịch vụ của luật Toàn Quốc

     Công ty Luật Toàn quốc chúng tôi với đội ngũ Luật sư giàu kinh nghiệm, luôn luôn sẵn sàng hỗ trợ định hướng cho khách hàng về những vấn đề đang vướng mắc liên quan tới việc lập văn phòng đại diện. Khi sử dụng dịch vụ đăng ký văn phòng đại diện của luật Toàn Quốc, Quý khách sẽ nhận được:

• Dịch vụ pháp lý nhanh chóng và uy tín, giá dịch vụ cạnh tranh nhất thị trường;

• Khách hàng chỉ cần cung cấp thông tin và đợi nhận kết quả tại nhà;

• Khách hàng không tốn thời gian, công sức hay bất kỳ khoản chi phí nào khác trong quá trình giải quyết hồ sơ;

• Được nhận phiếu quà tặng trị giá 10.000.000 đồng (Khầu trừ cho các lần sử dụng dịch vụ tiếp theo);

• Được luật sư tư vấn thường xuyên các vấn đề sau khi đăng ký văn phòng đại diện

   Với phương châm “Pháp luật cho cuộc sống” – Công ty Luật Toàn Quốc mang tới cho quý khách hàng dịch vụ tư vấn nhanh chóng, nhiệt tình, chất lượng, hiệu quả thông qua nhiều hình thức tư vấn phong phú. Đội ngũ Luật sư, chuyên viên của chúng tôi luôn sẵn sàng 24/7 để tiếp nhận mọi yêu cầu và tư vấn giúp quý khách hàng giải quyết vấn đề của mình một cách tốt nhất.

4.2. Quy trình cung cấp dịch vụ của luật Toàn Quốc

     Luật Toàn Quốc thực hiện các công việc sau khi cung cấp dịch vụ đăng ký văn phòng đại diện:

Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu và tư vấn về đăng ký văn phòng đại diện cho khách hàng 

• Luật Toàn Quốc tiếp nhận yêu cầu tư vấn, xin cung cấp thông tin của khách hàng;
• Tư vấn sơ bộ và chuyên sâu các vấn đề liên quan đến văn phòng đại diện;
• Tiến hành ký kết hợp đồng dịch vụ pháp lý và nhận bàn giao hồ sơ từ khách hàng.

Bước 2: Đại diện khách hàng thực hiện các thủ tục đăng ký văn phòng đại diện trọn gói:

• Soạn thảo hồ sơ đăng ký Văn phòng đại diện;
• Đại diện theo ủy quyền của Doanh nghiệp nộp hồ sơ lên cơ quan nhà nước có thẩm quyền tiếp nhận và xử lí
• Theo dõi tiến trình xử lý, giải quyết hồ sơ; bổ sung giấy tờ cần thiết theo yêu cẩu của cơ quan nhà nước (nếu cần);
• Nhận kết quả Đăng ký hoạt động văn phòng đại diện;

Bước 3: Bàn giao kết quả cho khách hàng

     Sau khi nhận được kết quả giấy chứng nhận đăng ký văn phòng đại diện, luật Toàn Quốc sẽ bàn giao kết quả tại trụ sở của Quý khách. 

4.3. Tài liệu khách hàng cần chuẩn bị

      Để thực hiện đăng ký thành lập văn phòng đại diện, Quý khách hàng chỉ cần cung cấp cho Luật Toàn Quốc các thông tin, giấy tờ sau:

• Bản chụp CMND/CCCD/Hộ chiếu của người đứng đầu Văn phòng đại diện;
• Bản chụp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp; 
• Thông tin sơ bộ ban đầu: tên dự kiến của văn phòng đại diện, địa chỉ văn phòng đại diện...

4.4. Cách thức liên hệ sử dụng dịch vụ của luật Toàn Quốc

    Quý khách hàng vui lòng liên hệ theo địa chỉ sau để sử dụng dịch vụ của công ty luật Toàn Quốc:

• Trụ sở chính tại: Số 463 đường Hoàng Quốc Việt, phường Cổ Nhuế 1, quận Bắc Từ Liêm, Hà Nội
• Hotline: 19006178 hoặc 0968565601
• Email: [email protected]
• Facebook: Công ty luật Toàn Quốc

5. Hỏi đáp về thành lập văn phòng đại diện

      Doanh nghiệp được quyền đăng ký lập văn phòng đại diện ở nước ngoài theo quy định của nước đặt văn phòng đại diện. Tuy nhiên, phải thông báo cho Cơ quan đăng ký kinh doanh Việt Nam. Thủ tục thông báo như sau:

      Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

• Thông báo về việc lập văn phòng đại diện ở nước ngoài (Phụ lục II-8, Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT).
• Bản sao hợp lệ Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện hoặc giấy tờ tương đương.

      Bước 2: Nộp hồ sơ

• Doanh nghiệp phải gửi thông báo việc chính thức lập văn phòng đại diện ở nước ngoài trong vòng 30 ngày làm việc đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đã đăng ký để bổ sung thông tin về văn phòng đại diện của doanh nghiệp trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
• Người đại diện theo pháp luật gửi trực tiếp Thông báo về việc đăng ký hoạt động văn phòng đại diện tới Phòng Đăng ký kinh doanh hoặc qua mạng điện tử theo quy trình trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

      Bước 3: Nhận kết quả

      Phòng Đăng ký kinh doanh cập nhật thông tin về chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được thông báo.

      Như đã phân tích ở phần trên, văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, hiện nay địa điểm kinh doanh chỉ phải nộp lệ phí môn bài (trước đây gọi là thuế môn bài) với số tiền là 1.000.000 đồng/năm tài chính.

      Căn cứ theo Thông tư 130/2017/TT-BTC quy định mới về lệ phí đăng ký doanh nghiệp, Lệ phí cấp mới, cấp lại, thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp là 50.000 đồng/hồ sơ.

    Trên đây là nội dung tư vấn của chúng tôi liên quan đến việc mở văn phòng đại diện của doanh nghiệp. Rất mong nhận được sự tin tưởng và hợp tác cùng Quý khách hàng.

     Luật Toàn Quốc xin chân thành cảm ơn!