Thủ tục gộp sổ bảo hiểm xã hội

Câu trả lời của Luật sư:

     Luật Toàn Quốc cảm ơn bạn đã tin tưởng và gửi câu hỏi về thủ tục gộp sổ bảo hiểm xã hội, chúng tôi xin tư vấn như sau:

Căn cứ pháp lý:

• Quyết định 595/QĐ- BHXH năm 2017 quy trình thu bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động; bệnh nghề nghiệp; quản lý sổ bảo hiểm xã hội, thẻ bảo hiểm y tế
• Quyết định 505/QĐ-BHXH sửa đổi quyết định 595/QĐ-BHXH về quy trình thu BHXH

Nội dung tư vấn: 

1. Gộp sổ bảo hiểm xã hội là gì?

     Căn cứ theo khoản 4 Điều 46 Quyết định 595/QĐ-BHXH quy định: Một người có từ 2 sổ BHXH trở lên ghi thời gian đóng BHXH không trùng nhau thì cơ quan BHXH thu hồi tất cả các sổ BHXH, hoàn chỉnh lại cơ sở dữ liệu, in thời gian đóng, hưởng BHXH, bảo hiểm thất nghiệp của các sổ BHXH vào sổ mới.

     Về nguyên tắc và theo quy định của pháp luật thì mỗi người lao động chỉ được sở hữu duy nhất 01 sổ bảo hiểm xã hội.

     Người lao động có 2 sổ bảo hiểm xã hội sẽ gặp khó khăn trong việc hưởng các chế độ BHXH. Do đó, cần phải làm thủ tục gộp các sổ BHXH thành 1 sổ duy nhất, điều này sẽ giúp cơ quan BHXH dễ dàng và thuận tiện hơn trong việc quản lý và ghi nhận quá trình đóng, hưởng chế độ bảo hiểm xã hội của người lao động.

    Như vậy, Gộp sổ Bảo hiểm Xã hội là cơ quan BHXH thu hồi tất cả các sổ Bảo hiểm Xã hội của người lao động khi họ có từ hai sổ Bảo hiểm Xã hội trở lên ghi nhận thời gian đóng BHXH không trùng nhau.

2. Hồ sơ làm thủ tục gộp sổ BHXH.

     Trước khi làm thủ tục gộp hồ sơ BHXH, người lao động cần kiểm tra lại các thông tin cá nhân bao gồm: họ tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, dân tộc, quốc tịch trên các sổ BHXH, nếu:

• Thông tin cá nhân người lao động trùng khớp => thực hiện kiểm tra tiếp quá trình đóng bảo hiểm xã hội.
• Thông tin cá nhân người tham gia khác nhau => làm hồ sơ điều chỉnh thông tin cá nhân để thông tin trên 2 sổ BHXH trùng khớp.

     Hồ sơ gộp sổ bảo hiểm xã hội được chuẩn bị theo quy định tại Khoản 1, Điều 27 Quyết định 595/QĐ-BHXH được sửa đổi bổ sung bởi Quyết định 505/QĐ-BHXH:

• Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS).
• Tất cả các sổ BHXH đề nghị gộp.

     Ngoài ra cần có thêm: 

• Đơn đề nghị cấp lại sổ BHXH (đối với người lao động);

• Mẫu D01-TS: Bảng kê thông tin (đối với doanh nghiệp).

3. Quy trình làm thủ tục gộp sổ BHXH

• Bước 1: Người lao động nộp hồ sơ

     Khi đã chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ trong hồ sơ nêu trên thì người lao động nộp hồ sơ cho đơn vị sử dụng lao động nơi mình đang làm việc hoặc có thể nộp trực tiếp cho cơ quan BHXH. 

• Bước 2: Cơ quan BHXH tiếp nhận và giải quyết hồ sơ

      Không quá 10 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định; trường hợp cần xác minh quá trình đóng BHXH ở các tỉnh khác nhau hoặc ở nhiều đơn vị nơi người lao động có thời gian làm việc thì không quá 45 ngày (có văn bản thông báo cho người lao động biết) thì người lao động được cấp sổ BHXH mới.

     Lưu ý: Căn cứ theo Điểm e, Điều 43 Quyết định 595, nếu người lao động có từ 02 sổ BHXH trở lên mà có thời gian đóng BHXH, BHTN trùng nhau thì cơ quan BHXH hoàn trả cho người lao động số tiền đơn vị và người lao động đã đóng vào quỹ hưu trí, tử tuất và số tiền đã đóng vào quỹ BHTN (bao gồm cả số tiền thuộc trách nhiệm đóng BHXH, BHTN của người sử dụng lao động), không bao gồm tiền lãi.

4. Hỏi đáp về thủ tục gộp sổ bảo hiểm xã hội

     Căn cứ theo quy định tại tiết c, Điểm 1.1, khoản 1 Điều 31 Quyết định 595/QĐ-BHXH sửa đổi bổ sung bởi Quyết định 505/QĐ-BHXH:

• Người đang làm việc nộp cho đơn vị nơi đang làm việc hoặc nộp cho cơ quan BHXH quận/huyện nơi người lao động tham gia bảo hiểm;
• Người đang bảo lưu thời gian đóng BHXH: nộp cho cơ quan BHXH trên toàn quốc.

     Theo đó, người lao động do thay đổi công việc hoặc làm việc tại 2 công ty ở 2 tỉnh thành khác nhau có thể xảy ra trường hợp sở hữu 2 sổ BHXH ở 2 tỉnh ở cả 2 tỉnh đó. Trong trường hợp này người lao động cần phải thực hiện gộp sổ BHXH theo đúng quy định. Cụ thể như sau:

     Căn cứ quy định tại khoản b điều 27 Quyết định 595/QĐ-BHXH sửa đổi bổ sung bởi Quyết định 505/QĐ-BHXH, thủ tục gộp sổ BHXH ở 2 tỉnh khác nhau sẽ cần những giấy tờ sau:

• Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS).
• Các sổ BHXH đề nghị gộp.​

Luật Toàn Quốc xin chân thành cảm ơn!

Chuyên viên: Nguyễn Anh