Thủ tục cấp lại sổ bảo hiểm xã hội theo quy định pháp luật hiện hành

Trả lời của Luật sư:

   Luật Toàn Quốc cảm ơn bạn đã gửi câu hỏi về thủ tục cấp lại sổ bảo hiểm xã hội cho chúng tôi, chúng tôi xin đưa ra thủ tục cấp lại sổ bảo hiểm xã hội như sau:

Căn cứ pháp lý:

• Luật bảo hiểm xã hội 2014;
• Quyết định 595/QĐ-BHXH được sửa đổi, bổ sung bởi Quyết định 505/QĐ-BHXH;
• Quyết định 222/QĐ- BHXH năm 2021;

​​Nội dung tư vấn:

1. Cấp lại sổ bảo hiểm xã hội được hiểu như thế nào?

    Thủ tục cấp lại sổ bảo hiểm xã hội là các bước người lao động nộp hồ sơ đến cơ quan có thẩm quyền xin cấp lại sổ bảo hiểm xã hội khi sổ bảo hiểm xã hội bị mất, hỏng (gồm 1 tờ bìa hoặc các tờ rời) hoặc người lao động có nhiều mã số BHXH giờ làm thủ tục gộp các sổ bảo hiểm xã hội thành một mã số bảo hiểm xã hội. 

     Cấp lại sổ BHXH do thay đổi họ, tên, chữ đệm; ngày, tháng, năm sinh; giới tính, dân tộc; quốc tịch; điều chỉnh nội dung đã ghi trên sổ BHXH.

     Hiện nay, thủ tục cấp lại sổ bảo hiểm xã hội được thực hiện qua hai hình thức là nộp hồ sơ xin cấp lại sổ bảo hiểm xã hội đến trực tiếp cơ quan bảo hiểm xã hội hoặc nộp hồ sơ qua mạng thông qua trang dịch vụ công quốc gia và ứng dụng Vissid.

2. Thủ tục cấp lại sổ bảo hiểm xã hội

2.1. Thủ tục cấp lại sổ bảo hiểm xã hội trực tiếp

2.1.1. Hồ sơ cần nộp

   Theo mục 1 Điều 31 Quyết định 505/QĐ-BHXH thì người lao động chuẩn bị hồ sơ đề nghị cấp lại sổ Bảo hiểm xã hội như sau:

- Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (mẫu TK01-TS);

- Giấy tờ tùy thân như: Chứng minh thư, Căn cước công dân, Hộ chiếu hoặc giấy tờ tùy thân khác có ảnh;

2.1.2. Nơi tiếp nhận hồ sơ

    Theo Quyết định 222/2021/QĐ-BHXH quy định nộp hồ sơ tại cơ quan bảo hiểm xã hội trên toàn quốc.

     Tuy nhiên, trên thực tế các cơ quan bảo hiểm xã hội thường yêu cầu về cơ quan bảo hiểm xã hội nơi mà trước đó đã cấp tờ bìa và các tờ rời để nộp hồ sơ.

2.1.3. Thời gian giải quyết hồ sơ và nhận kết quả

   Cơ quan BHXH tiếp nhận hồ sơ và xử lý việc cấp lại sổ BHXH cho người lao động

- Theo Điều 29, quyết định số 595/QĐ-BHXH được sửa đổi, bổ sung bởi quyết định 505/QĐ-BHXH quy định về thời gian nhận kết quả không quá 10 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định. 

- Lệ phí: Không mất lệ phí;

- Nhận kết quả giải quyết cấp lại sổ BHXH do mất: Người tham gia nhận sổ BHXH, thẻ BHYT tại cơ quan BHXH hoặc Trung tâm Phục vụ HCC các cấp hoặc qua dịch vụ bưu chính công ích;

2.2. Thủ tục cấp lại sổ bảo hiểm xã hội online - trực tuyến

2.2.1. Thủ tục cấp lại sổ bảo hiểm xã hội bằng hồ sơ điện tử (VSSID)

     Để thực hiện thủ tục này, trước hết người lao động phải đăng ký tài khoản giao dịch điện tử với cơ quan BHXH hay chính là tài khoản VssID và được cấp tài khoản tương ứng.

     Thông tin đăng nhập: Tên đăng nhập là mã số BHXH của người lao động; Mật khẩu: được cơ quan BHXH cấp khi người lao động thực hiện đăng ký.

Trình tự cấp lại sổ BHXH trên ứng dụng VssID thực hiện như sau:

Bước 1: Đăng nhập tài khoản VssID bằng mã số BHXH và mật khẩu do cơ quan BHXH cấp.

Bước 2: Tại trang Quản lý cá nhân, chọn Dịch vụ công.

Bước 3: Chọn Cấp lại sổ BHXH không thay đổi thông tin.

Bước 4: Tích chọn nhận kết quả qua dịch vụ bưu chính và nhập địa chỉ cụ thể.

Bước 5: Ấn gửi.

Thời hạn nhận lại sổ mới cũng sẽ giống như thời hạn thực hiện qua hình thức trực tiếp nêu trên.

2.2.2. Thủ tục cấp lại sổ BHXH trên Cổng Dịch vụ công của BHXH Việt Nam:

 Bước 1: Người dùng đăng nhập tại https://dichvucong.baohiemxahoi.gov.vn,

     Sau đó Chọn Kê khai hồ sơ, Chọn kê khai Cấp lại sổ BHXH do mất, hỏng.

Bước 2: Đăng nhập tài khoản cá nhân

     Người lao động đăng nhập tài khoản cá nhân của mình. Trường hợp chưa có tài khoản người lao động buộc phải thực hiện đăng ký.

     Đăng nhập tài khoản giao dịch với cơ quan Bảo hiểm xã hội.

Bước 3: Kê khai hồ sơ xin cấp lại sổ bảo hiểm xã hội

     Tại giao diện chính chọn “Kê khai hồ sơ”. tại danh mục các thủ tục chọn tiếp phần kê khai phần “Cấp lại sổ BHXH do mất, hỏng”.

    Tiếp theo thực hiện điền các thông tin cần thiết tại phần hồ sơ theo hướng dẫn của hệ thống. Trường hợp lựa chọn địa chỉ nhận kết quả thông qua dịch vụ bưu chính thì cần điền thông tin địa chỉ chính xác nhận kết quả phía bên dưới.

Lưu ý: Các thông chứa dầu (*) là các thông tin bắt buộc phải nhập. Sau khi nhập xong cần kiểm tra lại 1 lần nữa để đảm bảo thông tin đã nhập được đầy đủ và chính xác.

Bước 4: Xác nhận

    Bạn thực hiện nhập mã kiểm tra sau đó nhấn chọn “Xác nhận” để hoàn tất mục gửi hồ sơ.

3. Thẩm quyền cấp lại sổ BHXH

     Theo hướng dẫn tại Quyết định 222/QĐ-BHXH năm 2021, để được cấp lại sổ BHXH do bị mất, người lao động đến các cơ quan BHXH sau đây:

- Người đang đi làm: Đến cơ quan BHXH nơi doanh nghiệp tham gia BHXH.

- Người tham gia BHXH tự nguyện: Đến Đại lý thu hoặc cơ quan BHXH trực tiếp thu.

- Người lao động đã nghỉ việc: Đến bất kì cơ quan BHXH nào trên toàn quốc.

4. Hỏi đáp về thủ tục cấp lại sổ bảo hiểm xã hội như sau:

   Theo khoản 2 Điều 29 Quyết định 595/QĐ-BHXH được sửa đổi, bổ sung bởi Quyết định 505/QĐ-BHXH quy định trường hợp cần phải xác minh quá trình đóng BHXH ở tỉnh khác hoặc nhiều đơn vị nơi người lao động có thời gian làm việc thì không quá 45 ngày nhưng phải có văn bản thông báo cho người lao động biết.

   Theo đó, thời gian cấp lại sổ bảo hiểm xã hội mà phải xác minh thì tối đa là 45 ngày.

     Theo khoản 2.1 Điều 46 Quyết định số 595/QĐ-BHXH được sửa đổi, bổ sung bởi Quyết định 505/QĐ-BHXH 

2.1. Cấp lại sổ BHXH (bìa và tờ rời) các trường hợp: mất, hỏng; gộp; thay đổi số sổ; họ, tên, chữ đệm; ngày, tháng, năm sinh; người đã hưởng BHXH một lần còn thời gian đóng BHTN chưa hưởng.

     Theo đó, bạn đã hưởng hết bảo hiểm xã hội một lần nhưng còn thời gian đóng bảo hiểm thất nghiệp chưa hưởng thì làm thủ tục cấp lại sổ bảo hiểm xã hội. Trên sổ có xác nhận của cơ quan bảo hiểm xã hội về việc còn số tháng chưa hưởng bảo hiểm thất nghiệp để bảo lưu quá trình chưa hưởng bảo hiểm thất nghiệp cho lần sau.

Luật Toàn Quốc  xin chân thành cảm ơn./.

Chuyên viên: Nguyễn Huệ