Tham gia bảo hiểm xã hội lần đầu cho công ty như thế nào

1. Bảo hiểm xã hội là gì

     Về khái niệm bảo hiểm xã hội, khoản 1 Điều 3 Luật Bảo hiểm xã hội có quy định như sau:

     Việc tham gia bảo hiểm xã hội đem đến nhiều lợi ích thiết thực nên Nhà nước luôn khuyến khích người dân tham gia thiết chế này. Hiện nay bảo hiểm xã hội được chia thành bảo hiểm xã hội tự nguyện và bảo hiểm xã hội bắt buộc. 

     Bảo hiểm xã hội bắt buộc là loại hình bảo hiểm xã hội do Nhà nước tổ chức mà người lao động và người sử dụng lao động phải tham gia. Bảo hiểm xã hội bắt buộc bao gồm năm chế độ là Ốm đau; thai sản; tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp; hưu trí và tử tuất.

     Bảo hiểm xã hội tự nguyện là loại hình bảo hiểm xã hội do Nhà nước tổ chức mà người tham gia được lựa chọn mức đóng, phương thức đóng phù hợp với thu nhập của mình và Nhà nước có chính sách hỗ trợ tiền đóng bảo hiểm xã hội để người tham gia hưởng chế độ hưu trí và tử tuất.

     Bảo hiểm xã hội là một trong những thiết chế quan trọng hàng đầu của an sinh xã hội, là sự chia sẻ rủi ro trong cộng đồng và góp phần đảm bảo đời sống ấm no cho người dân.

2. Trách nhiệm tham gia bảo hiểm xã hội của doanh nghiệp

     Điều 2 Luật Bảo hiểm xã hội đã chỉ ra các nhóm đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội bao gồm:

      - Người lao động

      - Người sử dụng lao động 

      - Cơ quan, tổ chức có liên quan đến bảo hiểm xã hội. 

     Trong đó, người sử dụng lao động là một trong những đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc bao gồm cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp, đơn vị vũ trang nhân dân; tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức chính trị xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội khác; cơ quan, tổ chức nước ngoài, tổ chức quốc tế hoạt động trên lãnh thổ Việt Nam; doanh nghiệp, hợp tác xã, hộ kinh doanh cá thể, tổ hợp tác, tổ chức khác và cá nhân có thuê mướn, sử dụng lao động theo hợp đồng lao động.

     Quy định như vậy là hoàn toàn hợp lý bởi người lao động chiếm vị trí đông đảo, là lực lượng nòng cốt trong sản xuất và phát triển kinh tế. Việc người sử dụng lao động tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc vừa góp phần chia sẻ rủi ro, đảm bảo quyền lợi cho lực lượng lao động vừa thể hiện trách nhiệm với xã hội. 

     Theo quy định tại Điều 21 Luật Bảo hiểm xã hội thì trách nhiệm của người sử dụng lao động khi tham gia bảo hiểm xã hội gồm:

• Lập hồ sơ để ng­ười lao động được cấp sổ bảo hiểm xã hội, đóng, hưởng bảo hiểm xã hội.
• Đóng bảo hiểm xã hội theo quy định tại Điều 86 và hằng tháng trích từ tiền lương của ng­ười lao động theo quy định tại khoản 1 Điều 85 của Luật Bảo hiểm xã hội để đóng cùng một lúc vào quỹ bảo hiểm xã hội.
• Giới thiệu ngư­ời lao động bị tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp và người lao động bị suy giảm khả năng lao động đi khám giám định mức suy giảm khả năng lao động tại Hội đồng giám định y khoa.
• Phối hợp với cơ quan bảo hiểm xã hội trả trợ cấp bảo hiểm xã hội cho người lao động.
• Phối hợp với cơ quan bảo hiểm xã hội trả sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động, xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội khi người lao động chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc thôi việc theo quy định của pháp luật.
• Cung cấp chính xác, đầy đủ, kịp thời thông tin, tài liệu liên quan đến việc đóng, hưởng bảo hiểm xã hội theo yêu cầu của cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền, cơ quan bảo hiểm xã hội.
• Định kỳ 06 tháng, niêm yết công khai thông tin về việc đóng bảo hiểm xã hội cho người lao động; cung cấp thông tin về việc đóng bảo hiểm xã hội của ngư­ời lao động khi người lao động hoặc tổ chức công đoàn yêu cầu.
• Hằng năm, niêm yết công khai thông tin đóng bảo hiểm xã hội của người lao động do cơ quan bảo hiểm xã hội cung cấp theo quy định pháp luật 

3. Hồ sơ đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội lần đầu cho doanh nghiệp 

     Doanh nghiệp khi mới thành lập, một trong thủ tục cần phải thực hiện đó là đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội. Cơ quan bảo hiểm xã hội sẽ dựa trên những thông tin mà công ty cung cấp để quản lý và giám sát quá trình đóng bảo hiểm. 

     Do có hai đối tượng tham gia bảo hiểm là người lao động và người sử dụng lao động nên công ty cần chuẩn bị hồ sơ gồm những giấy tờ sau:

     * Thứ nhất, hồ sơ của người lao động:

     - Đối với người lao động đang làm việc tại đơn vị:

• Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS).
• Trường hợp người lao động được hưởng quyền lợi BHYT cao hơn: bổ sung Giấy tờ chứng minh (nếu có) theo Phụ lục 03.

     - Đối với người lao động đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng lao động và là đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội

• Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS).
• Hợp đồng lao động có thời hạn ở nước ngoài hoặc hợp đồng lao động được gia hạn kèm theo văn bản gia hạn hợp đồnghoặc hợp đồng lao động được ký mới tại nước tiếp nhận lao động theo hợp đồng.

     * Thứ hai, hồ sơ của người sử dụng lao động gồm những giấy tờ sau:

• Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK3-TS).
• Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN (Mẫu D02-TS).
• Bảng kê thông tin (Mẫu D01-TS).

4. Trình tự, thủ tục tham gia bảo hiểm xã hội lần đầu cho doanh nghiệp

     Sau khi đã chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ trên, công ty tiến hành các thủ tục sau để đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội lần đầu:

     Bước 1: Công ty nộp hồ sơ đến cơ quan bảo hiểm xã hội thông qua một trong các cách thức sau:

     + Nộp trực tiếp tại cơ quan bảo hiểm xã hội quận/ huyện nơi công ty có trụ sở.

     + Nộp qua đường bưu điện: Công ty chuẩn bị hồ sơ giấy và đem đến bưu điện, gửi bằng hình thức bảo đảm đến cơ quan bảo hiểm xã hội quận/ huyện nơi có trụ sở.

     + Nộp bằng hình thức online: Để tiếp kiệm thời gian và giảm tải thủ tục hành chính, công ty có thể đăng ký trực tiếp qua phần mềm kê khai của bảo hiểm xã hội Việt Nam hoặc tổ chức I-VAN. 

     Bước 2: Sau khi nhận được hồ sơ của công ty, cơ quan bảo hiểm xã hội có trách nhiệm kiểm tra và rà soát, nếu hồ sơ chưa hợp lệ thì yêu cầu doanh nghiệp bổ sung hoặc chỉnh sửa. 

     Bước 3: Trong thời gian 5 ngày kể từ khi nhận hồ sơ, doanh nghiệp nhận sổ bảo hiểm từ cơ quan bảo hiểm xã hội. 

     Theo quy định của Luật Bảo hiểm xã hội 2014, Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017 thì mức đóng bảo hiểm xã hội như sau:

     - Đối với người lao động: đóng 8% vào quỹ hưu trí và tử tuất trên cơ sở tiền lương tháng đóng bảo hiểm xã hội.

     - Đối với công ty: đóng 17.5% trên cơ sở quỹ tiền lương tháng của người lao động tham gia bảo hiểm xã hội trong đó:

• 3% vào quỹ ốm đau thai sản 
• 14% vào quỹ hưu trí và tử tuất
• 0.5% vào quỹ tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp

     Theo quy định của Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017 thì công ty đóng bảo hiểm xã hội theo phương thức sau:

     Hằng tháng, chậm nhất đến ngày cuối cùng của tháng, đơn vị trích tiền đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc trên quỹ tiền lương tháng của những người lao động tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc, đồng thời trích từ tiền lương tháng đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc của từng người lao động theo mức quy định, chuyển cùng một lúc vào tài khoản chuyên thu của cơ quan bảo hiểm xã hội mở tại ngân hàng hoặc Kho bạc Nhà nước.

     Trường hợp người sử dụng lao động là doanh nghiệp, hợp tác xã, hộ kinh doanh cá thể, tổ hợp tác hoạt động trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, diêm nghiệp trả lương theo sản phẩm, theo khoán thì phương thức đóng được thực hiện hằng tháng, 03 tháng hoặc 06 tháng một lần.

      Theo quy định tại khoản 5 Điều 38 Nghị định 28/2020/NĐ-CP thì công ty không đóng bảo hiểm xã hội cho người lao động mà chưa đến mức truy cứu trách nhiệm hình sự thì có thể bị phạt tiền từ 18% đến 20% tổng số tiền phải đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm thất nghiệp tại thời điểm lập biên bản vi phạm hành chính nhưng tối đa không quá 75.000.000 đồng.

   Luật Toàn Quốc xin chân thành cảm ơn!  

Chuyên viên: Hải Quỳnh