Phân tích những điều cần biết về chữ ký số

Câu trả lời của Luật sư:

     Luật Toàn Quốc cảm ơn bạn đã gửi câu hỏi về những điều cần biết về chữ ký số, chúng tôi xin đưa ra quan điểm tư vấn về vấn đề này như sau:

Căn cứ pháp lý:

• Luật giao dịch điện tử 2005;
• Nghị định 130/2018/NĐ-CP hướng dẫn thi hành luật giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số

1. Khái niệm chữ ký số

     "Chữ ký số" là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng, theo đó, người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký có thể xác định được chính xác:

• Việc biến đổi nêu trên được tạo ra bằng đúng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trong cùng một cặp khóa;
• Sự toàn vẹn nội dung của thông điệp dữ liệu kể từ khi thực hiện việc biến đổi nêu trên.

     Nói một cách dễ hiểu, chữ ký số là thiết bị được mã hóa tất cả các dữ liệu, thông tin của một doanh nghiệp dùng thay cho chữ kí trên các loại văn bản và tài liệu số thực hiện đối với các giao dịch điện tử qua mạng internet. Thông thường các tài liệu này được dùng để kê khai, nộp hồ sơ đăng ký kinh doanh, nộp thuế qua mạng, các giao dịch số khác.

2. Đặc điểm của chữ ký số

     Những thông tin chứa trong chữ ký số là đặc điểm quan trọng cần chú ý trước khi đăng ký sử dụng, một chữ ký số hợp lệ sẽ gồm đầy đủ những thông tin dưới đây:

• Thông tin doanh nghiệp, cá nhân, nhân viên
• Số seri hay còn gọi thông thường là số hiệu của chữ ký số
• Thời hạn của chữ ký số
• Tên tổ chức cung cấp chữ ký số đó
• Thư hạn chế về mục đích, phạm vi sử dụng của chứng thư số
• Những hạn chế về trách nhiệm của tổ chức cung cấp
• Những nội dung cần thiết theo quy định của Bộ Thông tin và Truyền thông

3. Chức năng của chữ ký số

      Hiện nay, chữ ký số có một số chức năng quan trọng như sau:

     Chức năng khai báo thuế, nộp thuế 

      Hiện nay, doanh nghiệp thành lập mới bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử, theo đó chữ ký số là công cụ không thể thiếu để kế toán thực hiện kê khai, nộp báo cáo thuế online. Bạn chỉ cần truy cập vào http://nhantokhai.gdt.gov.vn/ sau đó tiến hành nộp tờ khai thuế. 

      Chức năng nộp hồ sơ đăng ký kinh doanh: 

      Thay vì phải có tài khoản đăng ký kinh doanh, doanh nghiệp có thể sử dụng chữ ký số điện tử để tiến hành nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, thay đổi đăng ký kinh doanh một cách thuận tiện trên cổng dịch vụ công Quốc gia về đăng ký doanh nghiệp: https://dangkyquamang.dkkd.gov.vn/

     Chức năng khai báo bảo hiểm xã hội

      Người phụ trách nhân sự, bảo hiểm xã hội có thể sử dụng chữ ký số để khai báo, nộp hồ sơ về bảo hiểm xã hội cho người lao động qua website: http://gddt.baohiemxahoi.gov.vn/ để trực tiếp khai báo trên trang hoặc khai báo qua phần mềm BHXH.

      Ngoài ra, chữ ký số điện tử còn có chức năng khai báo hải quan. Cụ thể, trước tiên các bạn phải tiến hành đăng ký sử dụng hệ thống VNACCS tại website https://www.customs.gov.vn. 

4. Lợi ích của chữ ký số

4.1. Bảo mật thông tin

      Chữ ký số được xem là chữ ký điện tử an toàn nếu đáp ứng các điều kiện sau:

     - Chữ ký số được tạo ra trong thời gian chứng thư số có hiệu lực và kiểm tra được bằng khóa công khai ghi trên chứng thư số đó.

      - Chữ ký số được tạo ra bằng việc sử dụng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai ghi trên chứng thư số do một trong các tổ chức sau đây cấp:

• Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số quốc gia;
• Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng Chính phủ;
• Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng;
• Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng của các cơ quan, tổ chức được cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện đảm bảo an toàn cho chữ ký số chuyên dùng 

      - Khóa bí mật chỉ thuộc sự kiểm soát của người ký tại thời điểm ký.

     Như vậy, nếu một chữ ký số hội tụ đủ các điều kiện trên sẽ có khả năng bảo mật thông tin rất cao cho tổ chức, cá nhân sử dụng.

4.2. Đảm bảo tính pháp lý trong giao dịch điện tử

     Pháp luật công nhận chữ ký số được sử dụng thay cho con dấu và chữ ký, cụ thể:

• Trong trường hợp pháp luật quy định văn bản cần có chữ ký thì yêu cầu đối với một thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng nếu thông điệp dữ liệu đó được ký bằng chữ ký số và chữ ký số đó được đảm bảo an toàn theo quy định.
• Trong trường hợp pháp luật quy định văn bản cần được đóng dấu của cơ quan tổ chức thì yêu cầu đó đối với một thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng nếu thông điệp dữ liệu đó được ký bởi chữ ký số cơ quan, tổ chức và chữ ký số đó được đảm bảo an toàn theo quy định.
• Chữ ký số và chứng thư số nước ngoài được cấp giấy phép sử dụng tại Việt Nam theo quy định có giá trị pháp lý và hiệu lực như chữ ký số và chứng thư số do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng của Việt Nam cấp.

      Theo đó, việc sử dụng chữ ký số được pháp luật công nhận và đảm bảo giá trị pháp lý đối với các giao dịch điện tử nếu đáp ứng các điều kiện trên.

4.3. Chữ ký số ngăn chặn việc giả mạo
      Sau khi tài liệu điện tử đã được ký số thì không có cách nào thay đổi được, bởi mọi thay đổi dù lớn hay nhỏ đều sẽ bị phát hiện nhờ công nghệ mã hóa công khai. Khi tài liệu bị thay đổi nội dung hay chữ ký số, khóa công khai sẽ không còn tương thích với khóa bí mật nữa, đồng nghĩa với việc người nhận sẽ không thể sử dụng khóa công khai để giải mã tài liệu. Do đó, việc giả mạo chữ ký là không thể xảy ra. Trong khi việc giả mạo chữ ký và con dấu viết tay khá phổ biến thì đây là một giải pháp hiệu quả để giải quyết vấn đề nay.

4.4. Tiết kiệm thời gian, chi phí

      Thay vì phải in tài liệu, lưu trữ và ký tay từng văn bản, người dùng hoàn toàn có thể ký hàng loạt văn bản điện tử ngay trên máy tính và gửi trực tiếp cho lãnh đạo, đối tác, khách hàng,…thông qua hình thức online. Ngoài ra, việc giao dịch với cơ quan nhà nước (bảo hiểm xã hội, thuế, cơ quan đăng ký kinh doanh...) cũng nhanh chóng và tiết kiệm thời gian, công sức, giảm bớt thủ tục hành chính cho doanh nghiệp. 

5. Các loại chữ ký số thường dùng hiện nay

     Hiện nay có 4 loại chữ ký số được sử dụng phổ biến, cụ thể:

5.1. Chữ ký số USB Token 

5.2. Chữ ký số HSM

6. Công dụng của chữ ký số

• Sử dụng thay thế chữ ký tay và dấu trong tất cả các trường hợp giao dịch thương mại điện tử;
• Đảm bảo giá trị pháp lý tương đương chữ ký tay (đối với cá nhân) và tương đương con dấu, chữ ký của tổ chức, doanh nghiệp;
• Sử dụng để ký xác thực với các giao dịch điện tử, tờ khai, hồ sơ hành chính (thuế, bảo hiểm xã hội, đăng ký kinh doanh...), hợp đồng với đối tác, khách hàng...
• Sử dụng để đầu tư trực tuyến.

7. Làm thế nào để có thể xin cấp được chữ ký số?

      Muốn có chữ ký điện tử hợp pháp, doanh nghiệp phải hoàn thiện đầy đủ thủ tục đăng ký sử dụng chữ ký số. Cụ thể, hồ sơ đăng ký chữ ký số phải bao gồm:

• Bản sao công chứng giấy phép đăng ký kinh doanh (hoặc bản sao công chứng giấy phép hoạt động).
• Bản sao công chứng Giấy nhận đăng ký thuế của đơn vị kinh doanh (nếu có).
• Bản sao công chứng chứng minh thư nhân dân/ thẻ căn cước công dân/ hộ chiếu của người đại diện.

      Sau khi đã chuẩn bị đầy đủ hồ sơ đăng ký như trên, doanh nghiệp gửi sang nhà cung cấp chữ ký số (đã được cấp phép hợp pháp) và nhận kết quả trong vòng 01-02 ngày làm việc.

8. Câu hỏi thường gặp những điều cần biết về chữ ký số

     Trả lời:

     Trên thực tế, mỗi thiết bị USB token đều có 1 số serial chứng thư số khác nhau. Doanh nghiệp có thể sử dụng nhiều token để đăng ký giao dịch với các cơ quan khác nhau như Thuế, BHXH, Hải quan, DVC...Tuy nhiên, việc quản lý và sử dụng nhiều chữ ký số cần được đảm bảo và thống nhất giữa các phòng ban trong công ty để tránh trường hợp nhầm lẫn hoặc thất lạc.

     Trả lời:

      Như đã phân tích trong bài viết, chữ ký số đã được pháp luật công nhận nên có tính pháp lý và giá trị tương đương với chữ ký tay và con dấu. Vì vậy, phương thức ký hợp đồng sử dụng chữ ký số USB Token là tuyệt đối an toàn để ký kết hợp đồng, không lo khả năng bị giả mạo.

     Trên đây là những điều cần biết về chữ ký số, để hiểu rõ hơn về vấn đề này cũng như muốn tư vấn, sử dụng và khởi tạo chữ ký số bạn có thể liên hệ và sử dụng dịch vụ của chúng tôi qua địa chỉ dưới đây.

        Luật Toàn Quốc xin chân thành cảm ơn!