1.Công chứng điện tử là gì?

     Chứng thực điện tử là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền căn cứ trên bản chính dưới dạng văn bản giấy để chứng thực bản sao bằng hình thức điện tử là đúng với bản chính.

     Bản sao điện tử được chứng thực từ bản chính có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật quy định khác.

2. Công chứng điện tử có giá trị pháp lý như thế nào?

     Theo quy định tại Khoản 1, Điều 4, Nghị định số 45/2020/NĐ-CP, các thủ tục hành chính được thực hiện trên môi trường điện tử vẫn có giá trị pháp lý như các hình thức thủ tục hành chính khác. Do đó, bản chứng thực điện tử được các cơ quan nhà nước có thẩm quyền thực hiện trực tuyến vẫn đảm bảo giá trị pháp lý như văn bản giấy.

      Quy định về thẩm quyền chứng thực bản sao điện tử được nêu rõ tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP như sau:

• Phòng Tư pháp tại các huyện, quận, thị xã, thành phố có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do Cơ quan, tổ chức của Việt Nam hoặc nước ngoài; cơ quan của Việt Nam liên kết với các cơ quan hoặc tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận.

• UBND xã, phường, thị trấn có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực bản sao từ bản chính là các giấy tờ, văn bản do Cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cung cấp hoặc chứng nhận.

     Như vậy, chứng thực điện tử do các Cơ quan nhà nước có thẩm quyền thực hiện sẽ có giá trị pháp lý như văn bản giấy, ví dụ như chứng thực điện tử các loại giấy tờ: căn cước công dân, bằng lái xe, bảng điểm đại học, bằng tốt nghiệp đại học… đều có giá trị pháp lý tương đương bản giấy.

3. Thu tục công chứng điện tử như thế nào? 

     Dựa trên quy định tại Điều 10 Nghị định 45/2020/NĐ-CP thì quy trình chứng thực bản sao điện tử từ bản chính được thực hiện như sau;

Bước 1

• Tổ chức, cá nhân có thể đặt lịch hẹn với cơ quan có thẩm quyền thực hiện chứng thực bằng cách: Đăng nhập vào cổng Dịch vụ công Quốc gia (DVCQG)/thủ tục hành chính: “ Chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận’"/cơ quan có thẩm quyền thực hiện chứng thực (điền đầy đủ thông tin tỉnh, huyện, xã) và đặt lịch hẹn.
• Khi thực hiện chứng thực, tổ chức, cá nhân mang bản chính giấy tờ cần chứng thực và các giấy tờ liên quan tới trực tiếp cơ quan có thẩm quyền thực hiện chứng thực để yêu cầu chứng thực bản sao điện tử từ bản chính

     Sau khi được tiếp nhận bản chính để chứng thực, tổ chức, cá nhân nộp lệ phí chứng thực trực tiếp tại nơi thực hiện chứng thực.

Bước 2

     Công chức thực hiện công tác chứng thực kiểm tra bản chính cần chứng thực, nếu bảo đảm các quy định về chứng thực thì đăng nhập vào cổng DVCQG, thực hiện tiếp nhận:

     (1) Với trường hợp tổ chức, cá nhân đặt lịch hẹn: Công chức thực hiện công tác chứng thực chọn lịch hẹn trong danh sách lịch hẹn (thông tin tổ chức, cá nhân được tự động lấy từ thông tin tài khoản)

     (2) Với trường hợp tổ chức, cá nhân không đặt lịch hẹn, Công chức thực hiện công tác chứng thực nhập thông tin của tổ chức, cá nhân (nếu tổ chức, cá nhân có tài khoản DVCQG thì khi nhập tài khoản DVCQG, thông tin tổ chức, cá nhân được tự động điền theo thông tin tài khoản; nếu tổ chức, cá nhân không có tài khoản DVCQG thì nhập thông tin thư điện tử tổ chức, cá nhân cung cấp).

     Sau đó, Công chức thực hiện công tác chứng thực tạo bản scan, đính kèm file scan bản chính lên hệ thống, nhập lời chứng và thực hiện chuyển hồ sơ trình lãnh đạo ký.

Bước 3

     Lãnh đạo đăng nhập vào Cổng DVCQG, kiểm tra hồ sơ chứng thực đang trình, ký số lên bản scan.

Bước 4

     Cán bộ quản lý con dấu cơ quan đăng nhập vào cổng DVCQG, cấp số chứng thực điện tử do hệ thống cấp tự động theo Sổ chứng thực bản sao điện tử từ bản chính, ký số cơ quan lên bản scan, hoàn thiện quy trình chứng thực bản sao điện tử từ bản chính.

     Bản sao điện tử đã chứng thực từ bản chính được đồng bộ về tài khoản cổng DVCQG (trong trường hợp thông tin đăng ký trùng với thông tin tài khoản DVCQG) hoặc gửi về email cho người đăng ký theo email người đăng ký cung cấp.

     Giấy tờ công chứng điện tử được sử dụng trong nhiều trường hợp, bao gồm:

•  Hợp đồng

• Văn bản ủy quyền

• Di chúc

• Giấy tờ thừa kế

• Giấy khai sinh, khai tử.

• Hợp đồng hôn nhân.

• Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.

• Bản án, quyết định của tòa án.

Các bài viết liên quan

• Những hậu quả pháp lý khi hợp đồng bị hủy bỏ là gì?

• Quy định về đơn phương chấm dứt thực hiện hợp đồng theo Bộ luật Dân sự 2015​

  Để được tư vấn thêm những thông tin cần thiết về công chứng điện tử là gì quý khách hàng vui lòng liên hệ đến số điện thoại: 19006178 để được hỗ trợ nhanh nhất! Luật Toàn Quốc xin chân thành cảm ơn!

Chuyên viên: Nguyễn Văn Khánh