Cách xử lý khi đóng trùng bảo hiểm xã hội

1. Đóng trùng bảo hiểm xã hội là gì?

     Đóng trùng bảo hiểm xã hội (BHXH) là trường hợp mà người lao động trong cùng một khoảng thời gian nhưng lại có từ 2 công ty trở lên tham gia BHXH hoặc người lao động có từ 2 sổ BHXH trở lên dẫn đến BHXH bị đóng trùng. Việc đóng trùng BHXH tạo ra bất lợi khi người lao động xin hưởng các chế độ BHXH đều không được giải quyết hoặc khi người lao động nghỉ việc gặp phải khó khăn trong quá trình chốt sổ BHXH.

2. Cách xử lý khi đóng trùng bảo hiểm xã hội

2.1 Giảm trùng quá trình tham gia bảo hiểm xã hội

     Trường hợp người lao động có thời gian đóng BHXH bị trùng ở nhiều công ty thì trước tiên cần đề nghị 01 trong các công ty đóng trùng BHXH làm thủ tục giảm quá trình đóng BHXH cho người lao động.

     Trường hợp người lao động làm việc tự do thì nộp sổ trực tiếp cho cơ quan BHXH nơi đã hoặc đang tham gia BHXH để được giải quyết.

     Bên cạnh đó, căn cứ tại khoản 6 mục I Công văn số 3663/BHXH – THU của BHXH Hồ Chí Minh ngày 19/11/2014 về hướng dẫn nghiệp vụ liên quan tới việc gộp sổ BHXH của người lao động mà người lao động có thời gian đóng trùng BHXH nêu rõ:

     “Người lao động có quá trình tham gia BHXH trùng nhau thì phải giảm quá trình trùng tương ứng, kể cả sổ có thời gian chưa hưởng chế độ mà trùng với sổ có thời gian đã hưởng trợ cấp 1 lần, trợ cấp thất nghiệp cũng phải giảm trùng đến tháng liền kề của sổ đã hưởng trước đó, khi giảm trùng thì phải thu hồi số tiền trợ cấp BHXH đã hưởng (nếu có)”

Hồ sơ giảm trùng quá trình tham gia bảo hiểm xã hội bao gồm:

• Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT theo mẫu TK3-TS; 
• Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ&BNN theo mẫu D02-LT kèm Quyết định 1040/QĐ-BHXH;
• Bảng kê thông tin (Mẫu D01-TS) (nếu có);

2.2 Gộp sổ khi đóng trùng bảo hiểm xã hội

       Hồ sơ gộp sổ BHXH bao gồm: 

•  Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHTN (Mẫu TK1-TS).
•  Tất cả các sổ bảo hiểm xã hội của người lao động.

     Theo Khoản 143, Điều 27 Văn bản hợp nhất số 2089/VBHN-BHXH ngày 26/6/2020 của BHXH Việt Nam quy định thực hiện gộp sổ:

      Khi gộp sổ BHXH bị trùng thì sổ có thời gian đóng trùng sẽ được giữ lại theo thứ tự ưu tiên như sau:

     1. Sổ có thời gian đóng BHXH ở tỉnh/thành phố khác (Trường hợp NLĐ muốn giảm trùng ở sổ này thì NLĐ cần liên hệ cơ quan BHXH tỉnh/thành phố để giảm trùng và chốt lại sổ);

     2. Sổ đang hưởng chế độ hưu trí;

     3. Sổ đã hoặc đang hưởng chế độ tai nạn lao động & bệnh nghề nghiệp;

     4. Sổ đã hưởng BHXH 1 lần nhưng còn bảo hiểm thất nghiệp chưa hưởng;

     5. Sổ đã hưởng trợ cấp thất nghiệp nhưng còn BHXH 1 lần chưa hưởng;

     6. Sổ bảo hiểm có thời gian đóng BHXH, BHYT, BHTN ở mức lương cao hơn.

     Trong trường hợp người lao động cam kết không thừa nhận quá trình đóng BHXH, BHTN thì trình bày rõ trong bảng kê thông tin theo mẫu D01-TS do công ty lập.

      Thời hạn giải quyết: Tối đa 10 ngày kể từ ngày cơ quan bảo hiểm xã hội nhận đủ hồ sơ.

2.3 Hoàn trả tiền bảo hiểm xã hội đóng trùng:

     Căn cứ tại khoản 2.5 điều 2 Quyết định 595/QĐ-BHXH quy định về việc hoàn trả tiền cho người lao động trong trường hợp đóng trùng như sau:

     “Hoàn trả: là việc cơ quan BHXH chuyển trả lại số tiền được xác định không phải tiền đóng BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN hoặc đóng thừa khi ngừng giao dịch với cơ quan BHXH; đóng trùng cho cơ quan, đơn vị, cá nhân đã nộp cho cơ quan BHXH”.

     Như vậy, trong trường hợp người lao động đóng trùng BHXH sẽ được cơ quan BHXH hoàn trả tiền bảo hiểm đóng trùng theo quy định.

      Lưu ý: Tiền đóng trùng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp sẽ được cơ quan bảo hiểm xã hội hoàn trả theo hình thức mà người lao động đã đăng ký trên tờ khai như:

•  Nhận tiền tại cơ quan bảo hiểm xã hội.
•  Nhận tiền tại doanh nghiệp.
•  Nhận tiền qua tài khoản cá nhân mở tại ngân hàng.
•  Nhận tiền qua hệ thống tiện ích thông minh.

​      Như vậy: khi đóng trùng BHXH người lao động đề nghị công ty làm thủ tục giảm trùng BHXH cho mình đồng thời nộp sổ BHXH có thời gian tham gia đóng BHXH bị trùng cho công ty nơi đang làm việc để lập hồ sơ và chuyển cho cơ quan BHXH tiến hành thủ tục giảm trùng bảo hiểm xã hội và gộp sổ bảo hiểm. Còn đối với người lao động làm việc tự do thì nộp sổ trực tiếp cho cơ quan BHXH nơi đã hoặc đang tham gia BHXH để được giải quyết.

3. Cách tính mức hoàn trả tiền khi đóng trùng BHXH

     Căn cứ theo quy định tại Điểm 3.1, Khoản 3, Điều 43, Quyết định 595/QĐ-BHXH như sau:

​      “Trường hợp một người có từ 02 sổ BHXH trở lên có thời gian đóng BHXH, BHTN trùng nhau thì cơ quan BHXH thực hiện hoàn trả cho NLĐ số tiền đơn vị và NLĐ đã đóng vào quỹ hưu trí, tử tuất và số tiền đã đóng vào quỹ BHTN (bao gồm cả số tiền thuộc trách nhiệm đóng BHXH, BHTN của NSDLĐ), không bao gồm tiền lãi”.

​      Như vậy, mức hoàn trả tiền BHXH sẽ được tính bằng số tiền đơn vị và NLĐ đã đóng thừa vào quỹ hưu trí, tử tuất và quỹ bảo hiểm tự nguyện. Số tiền hoàn trả này tính cả số tiền thuộc trách nhiệm đóng BHXH, bảo hiểm tự nguyện của người sử dụng lao động, không bao gồm tiền lãi.

4. Hỏi đáp về Cách xử lý khi đóng trùng bảo hiểm xã hội

     Trước tiên bạn phải đề nghị một trong hai công ty đang đóng trùng thời gian của bạn làm thủ tục giảm trùng quá trình đóng BHXH cho bạn. Công ty sẽ phải nộp hồ sơ gồm các giấy tờ sau:

•  Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK3-TS);
•  Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ;
•  Bảng kê thông tin (Mẫu D01-TS) (nếu có).

       Tiếp theo cơ quan bảo hiểm sẽ thực hiện việc gộp sổ, thành phần hồ sơ gồm có:

•  Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS);
•  Các sổ BHXH đề nghị gộp (nếu có);

         Cuối cùng là hòan trả tiền BHXH đóng trùng: Bạn sẽ được cơ quan BHXH chuyển trả lại số tiền đóng trùng cho cơ quan BHXH tại cơ quan bảo hiểm xã hội, hoặc doanh nghiệp hoặc qua tài khoản cá nhân mở tại ngân hàng hoặc qua hệ thống tiện ích thông minh.

       Như vậy: Khi có thời gian đóng trùng bảo hiểm xã hội ở 2 công ty thì bạn phải đề nghị 1 trong 2 công ty làm thủ tục giảm trùng quá trình đóng BHXH cho NLĐ theo quy định của Pháp Luật.

     Theo điểm 3.1 khoản 3 Điều 43 Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017, sửa bởi Quyết định 505/QĐ-BHXH năm 2020 quy định như sau: 

     "Trường hợp một người có từ 02 sổ BHXH trở lên có thời gian đóng BHXH, BHTN trùng nhau thì cơ quan BHXH thực hiện hoàn trả cho người lao động số tiền đơn vị và người lao động đã đóng vào quỹ hưu trí, tử tuất và số tiền đã đóng vào quỹ BHTN (bao gồm cả số tiền thuộc trách nhiệm đóng BHXH, BHTN của người sử dụng lao động), không bao gồm tiền lãi".

     Như vậy: Trường hợp đóng trùng bảo hiểm xã hội người lao động sẽ được hoàn trả số tiền đã đóng trùng. 

Mọi thắc mắc liên quan đến cách xử lý khi đóng trùng bảo hiểm xã hội quý khách hàng vui lòng liên hệ tổng đài 1900.6178 để được hỗ trợ tư vấn.

Luật Toàn Quốc xin chân thành cảm ơn./.

Chuyên viên: Thu Thủy