Quy định pháp luật về cấp bản sao trích lục hộ tịch

Câu trả lời của luật sư:

       Luật Toàn Quốc cảm ơn bạn đã tin tưởng và gửi câu hỏi về Cấp bản sao trích lục hộ tịch, chúng tôi xin cung cấp thông tin tư vấn về vấn đề Cấp bản sao trích lục hộ tịch như sau:

Căn cứ pháp lý:

• Luật Hộ tịch 2014
• Nghị định 123/2015/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Hộ tịch
• Nghị định 23/2015/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng giao dịch

Nội dung tư vấn:

1. Trích lục hộ tịch là gì?

     Căn cứ theo Khoản 9 Điều 4 Luật Hộ tịch 2014 quy định: 

     Trích lục hộ tịch là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp nhằm chứng minh sự kiện hộ tịch của cá nhân đã đăng ký tại cơ quan đăng ký hộ tịch. Bản chính trích lục hộ tịch được cấp ngay sau khi sự kiện hộ tịch được đăng ký. Bản sao trích lục hộ tịch bao gồm bản sao trích lục hộ tịch được cấp từ Cơ sở dữ liệu hộ tịch và bản sao trích lục hộ tịch được chứng thực từ bản chính.

     Các loại giấy tờ hộ tịch như:

• Giấy khai sinh, giấy kết hôn, giấy khai tử,...
• Giấy xác nhận cha, mẹ, con; Giấy xác định cha, mẹ, con; Giấy xác định lại giới tính;...

2. Giá trị pháp lý của bản sao trích lục hộ tịch

     Theo điều 3 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định giá trị pháp lý của bản sao trích lục hộ tịch như sau:

• Bản sao được cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
• Bản sao được chứng thực từ bản chính theo quy định tại Nghị định này có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
• Chữ ký được chứng thực theo quy định tại Nghị định này có giá trị chứng minh người yêu cầu chứng thực đã ký chữ ký đó, là căn cứ để xác định trách nhiệm của người ký về nội dung của giấy tờ, văn bản.
• Hợp đồng, giao dịch được chứng thực theo quy định của Nghị định này có giá trị chứng cứ chứng minh về thời gian, địa điểm các bên đã ký kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch.

2. Hồ sơ đề nghị cấp bản sao trích lục hộ tịch

     Căn cứ theo Điều 2 Nghị định 123/2015/NĐ-CP:

2.1. Giấy tờ phải nộp

• Tờ khai cấp bản sao trích lục hộ tịch theo mẫu đối với trường hợp người yêu cầu là cá nhân.
• Văn bản yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch nêu rõ lý do trong trường hợp người yêu cầu là cơ quan, tổ chức.
• Văn bản ủy quyền theo quy định của pháp luật trong trường hợp ủy quyền thực hiện yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch. Trường hợp người được ủy quyền là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột của người ủy quyền thì văn bản ủy quyền không phải chứng thực.

2.2. Giấy tờ phải xuất trình

• CCCD hoặc CMND hoặc hộ chiếu;
• Trường hợp gửi hồ sơ qua hệ thống bưu chính thì phải gửi kèm theo bản sao có chứng thực giấy tờ phải xuất trình nêu trên.

3. Trình tự thực hiện cấp bản sao trích lục hộ tịch

Bước 1: Nộp hồ sơ

     Người có yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch nộp hồ sơ tại Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch có thẩm quyền.

     Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch gồm:

• Cơ quan đăng ký hộ tịch;
• Bộ Tư pháp;
• Bộ Ngoại giao;
• Ủy ban Nhân dân xã;
• Ủy ban nhân dân cấp huyện;
• Cơ quan đại diện: Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài.

     Trường hợp cơ quan, tổ chức có thẩm quyền đề nghị cấp bản sao trích lục hộ tịch của cá nhân thì gửi văn bản yêu cầu nêu rõ lý do cho Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch.

Bước 2: Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ

     Người tiếp nhận có trách nhiệm kiểm tra, đối chiếu thông tin trong Tờ khai và tính hợp lệ của giấy tờ do người yêu cầu xuất trình hoặc nộp.

     Người tiếp nhận có trách nhiệm kiểm tra, đối chiếu thông tin trong Tờ khai và tính hợp lệ của giấy tờ do người yêu cầu xuất trình hoặc nộp.

Bước 3: Giải quyết yêu cầu

     Ngay sau khi tiếp nhận hồ sơ, nếu thấy hồ sơ đầy đủ và phù hợp, công chức làm công tác hộ tịch căn cứ vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch, ghi nội dung bản sao trích lục hộ tịch, báo cáo Thủ trưởng cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch ký cấp bản sao trích lục hộ tịch cho người yêu cầu.

4. Hỏi đáp về Cấp bản sao trích lục hộ tịch

      Người có yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch có thể nộp hồ sơ bằng các hình thức sau:

• Trực tiếp
• Trực tuyến
• Dịch vụ bưu chính

     Bản sao trích lục hộ tịch được cấp ngay trong ngày làm việc, trường hợp nhận hồ sơ sau 15 giờ mà không giải quyết được ngay thì trả kết quả trong ngày làm việc tiếp theo. 

     Căn cứ theo Thông tư 281/2016/TT-BTC thì lệ phí cấp bản sao trích lục hộ tịch là 8.000 đồng/bản sao Trích lục/sự kiện hộ tịch đã đăng ký.

     Luật Toàn Quốc xin chân thành cảm ơn./.

Chuyên viên Lê Hằng